Ricevere la conferma di lettura Email quando viene aperta

Come avere la conferma di lettura delle Email inviate e la notifica di messaggio ricevuto usando webmail, Gmail e Outlook

Anche se ormai la maggior parte delle comunicazioni passa per applicazioni come WhatsApp o Telegram, le Email restano comunque il principale strumento di comunicazione in ambito lavorativo. Mentre però, con le applicazioni Whatsapp, Telegram e simili è possibile ricevere una conferma di lettura dei messaggi, altrettanto non è possibile fare con le email.

Con ancora tutto lo spam che si riceve via email, messaggi promozionali, aggiornamenti da Facebook o da altri social ecc. è molto facile che il destinatario possa perdere una nostra email importante e l'unico modo di sapere se questa viene letta è inviando un messaggio WhatsApp, cosa che potrebbe poi anche risultare fastidiosa.

Ad esempio, se inviassi un'Email ad un cliente o a un collaboratore e non ricevo risposta, dovrei considerare anche la possibilità che quel messaggio non sia mai stato letto, perché si è perso nella cartella Spam del suo account di posta oppure perché il destinatario non l'ha proprio aperto. Viceversa, questo cliente potrebbe inventare, come scusa di mancata risposta, che il mio messaggio non sia mai arrivato e quindi non era stato mai letto.

Nella seguente guida di mostreremo come ottenere la conferma di lettura o il rapporto di consegna in modo da sapere se la mail è stata ricevuta e aperta, così da evitare facili fraintendimenti o situazioni spiacevoli.

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Conferma di lettura su Gmail

Il servizio Gmail include la conferma di lettura per gli account scolastici e business registrati a Google Workspace, da attivare prima di inviare il messaggio al destinatario scelto.

Per attivare la conferma di lettura apriamo il sito di Gmail sul nostro PC, premiamo in alto su Accedi, inseriamo le credenziali d'accesso dell'account Workspace e, una volta giunti nella schermata iniziale, premiamo in alto a sinistra su Scrivi.
Dopo aver scritto il messaggio e aver inserito i destinatari premiamo in basso a destra sui tre puntini e attiviamo la voce Richiedi conferma di lettura, quindi premiamo su Invia. Il destinatario o i destinatari (che usano Google Workspace) possono scegliere se inviare la conferma di lettura o se declinare l'invito, lasciando quindi comunque una certa discrezionalità sulla scelta di inviare la conferma.

Purtroppo questa funzione non è presente sugli account Gmail normali e può essere anche revocata dagli amministratori degli account Google Workspace.

Conferma di lettura su Microsoft Outlook

Il rapporto di consegna è una caratteristica presente nel client di posta elettronica Microsoft Outlook, incluso nella suite Microsoft Office e in Microsoft 365. Se si configura il proprio account email su Outlook quando si compone un'email è possibile, prima di spedirla, premere sul tasto delle Opzioni in alto per selezionare la richiesta di conferma di recapito e la conferma di lettura.
La prima è la conferma di quando la mail viene ricevuta, la seconda invece notifica se il messaggio viene aperto e letto. Quando il destinatario scarica e legge il messaggio, si riceverà in Outlook il relativo avviso.

Questo metodo di ottenere la conferma di ricezione e lettura è comunque molto debole perché il destinatario può rifiutare di inviarla. Il destinatario del messaggio, infatti, può leggere il messaggio bloccando però l'invio del rapporto di consegna, lasciando il mittente nell'incertezza.

Inoltre il destinatario deve anch'esso utilizzare Microsoft Outlook e non webmail come Gmail o Outlook.com o Yahoo Mail o Libero ecc.

Conferma di lettura su Mozilla Thunderbird

Chi non ha Outlook sul proprio PC può sfruttare la funzione della conferma di lettura presente nel client Mozilla Thunderbird, disponibile gratuitamente per PC e per Mac. In modalità di scrittura di una nuova Email possiamo attivare la conferma di lettura dal Opzioni, attivando le voci notifica dello stato di consegna e Ricevuta di ritorno. Per ottenere maggiori impostazioni dovremo portarci nel menu Impostazioni, aprire il menu Avanzate e configurare il menu Ricevute di ritorno.
Anche in questo caso è necessario che il mittente confermi spontaneamente la conferma di lettura e che il messaggio venga gestito tramite Thunderbird, così da poter ricevere una notifica ogni volta che il messaggio viene aperto e letto.

Altri metodi per ottenere conferme di lettura

Senza usare un client email e cercando di superare i limiti della conferma di lettura inviata tramite un software, è possibile utilizzare un trucco molto ingegnoso, già descritto nella guida su come scoprire se qualcuno legge le E-mail.

In pratica si va ad inserire un'immagine bianca e invisibile nell'E-mail inviata, che permette al mittente di ricevere notifica ogni volta che quella immagine viene visualizzata e, quindi, ogni volta che la mail è stata aperta.

Con questo sistema è possibile anche ottenere statistiche di lettura di quel messaggio E-mail, monitorare infiniti messaggi, tutto tenendo nascosto il fatto che le Email sono controllate. L'unico modo per evitare di essere tracciati da questo sistema sarebbe quello di disabilitare la visualizzazione delle immagini, cosa che in pochi fanno.

Un altro modo per scoprire se il destinatario ha ricevuto e letto i messaggi ricevuti, gratuitamente, è il servizio WhoReadMe, totalmente gratuito.
Anche questo servizio online di monitoraggio delle e-mail si basa sull'inserimento di una immagine invisibile che, quando viene aperta e visualizzata, invia la notifica al mittente.
WhoReadMe però funziona in modo diverso: bisogna associare il proprio indirizzo di posta elettronica esistente, cosi da fornire il vero indirizzo di posta a cui rispondere, ma il messaggio va inviato da Whoreadme. In alternativa, è possibile inviare le e-mail monitorate, da qualsiasi client di posta elettronica, aggiungendo il suffisso ".Whoreadme.com" all'indirizzo e-mail del destinatario, ad esempio: pomhey@gmail.com.whoreadme.com.

Altri servizi gratuiti che è possibile usare per tracciare ricezione e lettura delle email sono servizi online basati su estensioni per Gmail, così da sapere sapere se un'Email inviata viene letta, come Mailtrack e Streak, che hanno anche piani a pagamento, ma nel loro utilizzo base funzionano bene anche gratis.

Servizi professionali a pagamento di tracciamento delle email sono:

• BananaTag
• Yesware

Proviamoli e valutiamo quale tenere per le conferme di lettura dei nostri messaggi di posta elettronica.

Conferme di lettura da smartphone

Se si inviano email dallo smartphone, possiamo utilizzare un'app come K9 Mail, uno dei migliori client email per Android anche se non il più semplice da usare, permette di inviare email con conferma di lettura e ricezione, dal menù della schermata di scrittura del messaggio.

Su iPhone la conferma di lettura delle email inviate dall'app Posta inclusa già da Apple si può ricevere se si installa anche l'applicazione iTrackmail, che si basa sul solito trucco dell'inserimento di un'immagine all'interno del messaggio.

Negli uffici delle grandi aziende la conferma di lettura è molto utilizzata e viene sempre inviata, perché tutti i dipendenti obbediscono agli stessi regolamenti interni ed utilizzano le stesse impostazioni e lo stesso programma, ed anche perché questo è l'unico modo per non incorrere in problemi di responsabilità. In altri ambiti, invece, diventa praticamente inutilizzabile.

Da notare, infine, che nessuno dei metodi sopra indicati può essere veramente infallibile. Questo perché non si può sapere come la mail viene aperta e letta, magari con le immagini disattivate, magari su un browser che blocca ogni codice.

L'unico metodo infallibile per ottenere le conferme di lettura è l'utilizzo della PEC (Posta Elettronica Certificata), che per natura genera sempre delle ricevute di ritorno per chi spedisce un messaggio di posta alla pubblica amministrazione o ad un account PEC aziendale.