Condividere un indirizzo Gmail e accesso simultaneo a due account

Come far usare a qualcuno un indirizzo Email e come accedere a due account o più contemporaneamente sullo stesso PC

Una delle più utili opzioni opzioni disponibili per gli utenti che usano Gmail con Google Apps è la capacità di condividere l'accesso alla posta elettronica con altre persone. Questa funzione è molto utile per piccole e grandi aziende che necessitano di un account di posta elettronica condiviso, cosi da poter leggere ed inviare le Email senza dover aspettare il proprietario effettivo e senza dover entrare con le sue credenziali di accesso.
Nei casi di emergenza poi, se il proprietario dell'account non potesse leggere la posta, può delegare a qualcun altro il compito di leggere e rispondere ad una E-Mail, senza dover comunicare la propria password.

Vediamo insieme come condividere un indirizzo Gmail e garantire l' accesso simultaneo a due account su PC e su smartphone, così da agire ovunque ci troviamo (dal PC di casa, alla workstation aziendale ma anche dal telefono mentre siamo in metropolitana).

Condividere accesso Gmail su PC e smartphone

Per concedere l'accesso a un altro account, apriamo la pagina di Gmail da qualsiasi browser, premiamo sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra, premiamo su Visualizza tutte le impostazioni, portiamoci nella scheda Account e importazione e scorriamo fino a trovare la sezione Concedi l'accesso al tuo account.

Per proseguire premiamo su Aggiungi un altro account e scegliamo un account Google che può accedere alle nostre email ed eventualmente rispondere a quelle che ritiene opportuno. Possiamo aggiungere solo chi ha un account Google e, quindi, usa un altro account Gmail, non si può usare un indirizzo di posta qualsiasi.
Dopo l'aggiunta il nuovo account riceverà una mail con il link per accettare o negare l'accesso. La persona che riceve la delega ed accetta, non si dovrà scollegare dal proprio account ma potrà effettuare un accesso simultaneo. D'ora in avanti i nostri utenti con accesso simultaneo vedranno un nuovo account premendo sull'icona del profilo in alto a destra, che permetterà per passare da un account all'altro.

Ogni account viene aperto in una nuova scheda o finestra del browser in modo da poter visualizzare la posta Gmail di entrambi, contemporaneamente. L'unico problema, per ora, è che, se uno di coloro che usa l'account fa il logout ed esce, tutti gli altri vengono sbattuti fuori e devono effettuare nuovamente l'accesso con nome e password.
Purtroppo questa operazione non è effettuabile da smartphone o tablet, anche se dopo l'aggiunta l'account a cui abbiamo dato accesso comparirà tra quelli gestibili dall'app Gmail (come vedremo anche nel successivo capitolo).

Utilizzando Gmail da smartphone o tablet possiamo aggiungere nuovi account da controllare aprendo l'app sul nostro dispositivo (che vi ricordiamo è disponibile per Android e per iPhone/iPad), premendo in alto a sinistra sull'icona a forma di hanburger e pigiando sulla voce Aggiungi account.

Usare più account Google contemporaneamente

Oltre alla condivisione dell'accesso all'account Gmail possiamo anche usare più account Google contemporaneamente, così da poter gestire da un unico posto l'account aziendale e l'account personale di Gmail.

Per aggiungere più account Gmail da PC apriamo nuovamente la la pagina di Gmail, premiamo in alto a destra sull'icona del profilo e premiamo su Aggiungi un altro account.

Si aprirà la finestra d'accesso di Google, dove inserire username e password dell'account che vogliamo controllare. Rispetto al metodo precedente avremo in questo caso il pieno controllo dell'account aggiunto: possiamo infatti cambiare la password, cancellare la rubrica e le email, rispondere a nome dell'azienda o del proprietario del contatto oltre ad accedere a tutte le informazioni e ai servizi Google associati.
I permessi cambiano invece se aggiungiamo un account Google aziendale o scolastico: in questo caso avremo un account dedicato al nostro utente con permessi ben definiti. Possiamo sempre aggiungere l'account al nostro Gmail ma avremo comunque dei limiti bene evidenti (a meno che non siamo noi stessi gli amministratori di sistema).

Si potrà passare da un account all'altro cliccando sull'immagine del profilo che compare in alto a destra in ogni sito Google. Fare attenzione che quando si passa da un sito ad un altro, potrebbe cambiare automaticamente l'account e può essere necessario ripetere il passaggio. Questo succede spesso passando da servizi come Gmail a Google Meet o Classroom.

Si possono anche Aggiungere altri account su Gmail (anche non Google).


Se abbiamo un piccolo studio, un ufficio o un'azienda ma siamo in ferie possiamo far rispondere alle email aziendali la nostra segretaria o uno dei dipendenti fidati, autorizzando l'accesso alla casella di posta elettronica aziendale da qualsiasi PC; le risposte saranno ben evidenziate e in ogni caso avremo una copia della conversazione, così da poter intervenire in caso di necessità.
Se invece vogliamo aggiungere più account Gmail su PC e smartphone basterà utilizzare il sistema multi-account già utilizzato in passato e ben descritto nelle guide realizzate sul sito.

Per conoscere altri trucchi di Gmail vi suggeriamo di proseguire la lettura nella nostra Guida completa a Gmail per iniziare e diventare esperti della Google Mail.