Eliminare i dati nascosti su Word per rimuovere riferimenti nei metadati

Come eliminare i metadati di un documento Word, tutte le proprietà ed i dati nascosti

I dati nascosti di un documento Office, scritto con Microsoft Word oppure anche con Excel o Powerpoint, sono quelli che non si vedono sul documento ma che si possono modificare, aggiungere o rimuovere cliccando sulle proprietà dello stesso oppure, su Office, cliccando sul menù File -> Informazioni. Nelle informazioni, sul lato destro, ci sono tutti i metadati di un documento che possono essere modificati.

Tra questi cosidetti metadati, ci sono anche i commenti che si vedono quando si selezione l'opzione di visualizzazione relativa alle revisioni. Nei metadati dei documenti Word quindi sono scritte informazioni circa l'autore, la società a cui appartiene, i commenti, la data di creazione e di modifica, il numero di revisioni, i collegamenti ipertestuali e tante altre cose. Se quindi si prende un documento Word gia fatto per, ad esempio, usarne il template oppure per modificarlo e farlo proprio, spesso ci si dimentica di andare a verificare se esistono questi dati nascosti.

LEGGI ANCHE: Eliminare metadati e informazioni personali da foto e video

Quando si invia un documento per posta elettronica o per condivisione su siti di sharing, i problemi che possono sorgere sono quelli relativi alla privacy per cui sarebbe buono impedire ad esempio che il nome dell'autore originario vada a finire in mani estranee ma c'è anche un problema di dimensione del documento che, se ricco di commenti e metadati, potrebbe diventare molto più pesante rispetto a cio che effettivamente si vede.

Per rimuovere questi metadati non ci vuole una procedura complicata o piratesca, basta soltanto cercarli uno ad uno dalle proprietà o dal menu revisione e cancellare tutto pezzetto per pezzetto.

In Word, Excel e Powerpoint, si può utilizzare lo strumento interno per ispezionare il file. La funzione Controllo documento cercherà e rimuoverà i dati nascosti nel documento, come commenti, proprietà e informazioni personali, documenti incorporati, Macro, moduli e controlli ActiveX, titoli compressi, Dati XML personalizzati, intestazioni, Piè di pagina, filigrane, testo nascosto e invisibile.

Per usare lo strumento del controllo documento, premere su File > Informazioni e si vedranno subito le proprietà per modificarle una ad una. Si può comunque premere su Verifica problemi nel riquadro di destra e selezionare il controllo documento nel menu a discesa.

Nella finestra delle impostazioni documento, selezionare i dati nascosti per controllarli e poi premere su Rimuovi tutto.

sper fare prima si può usare il programma Doc Scrubber che funziona soltanto per Microsoft Word e serve ad eliminare questi metadati. Il software è compatibile con Windows 7 ed anche per Windows 10 ed è molto semplice da usare con soli due pulsanti, uno per analizzare e uno per lo Scrub ossia la pulizia e rimozione di tutte le informazioni nascoste alla vista e alla stampa. Può essere utilizzato anche su tanti documenti assieme se sono raggruppati dentro la stessa cartella.

Per impostazione predefinita viene creata una copia del documento pulita dai metadati (quindi l'originale con tutti i riferimenti rimane e non viene cancellato). Questa impostazione si può anche cambiare ed è anche possibile scegliere di non rimuovere tutti questi dati nascosti ma soltanto quelli selezionati manualmente dopo l'analisi.

Tra le opzioni è anche possibile azzerare i metadati facendoli tornare ai valori predefiniti, come ad esempio, il numero di revisione a 1 e il tempo totale di modifica a 0. Il menu stesso contiene due ulteriori opzioni per sostituire l'autore e la società con valori specificati dall'utente.

Per tutti coloro che lavorano con Word, cioè quasi tutti gli impiegati negli uffici, questo strumento è molto consigliato visto che è gratuito e che funziona bene per velocizzare un procedimento antipatico che spesso viene dimenticato e sottovalutato.