Disabilitare il rispondi a tutti e inoltra Email sui messaggi inviati con Outlook

Come impedire l'uso dell'opzione Rispondi a tutti quando si invia un'email con Outlook

Chi lavora con la posta elettronica potrebbe avere l'esigenza di impedire che i destinatari di una Email inviata a più persone abbiano la possibilità di fare il forward o il reply all ossia che non possano fare l'inoltro del messaggio ad altri o rispondere a tutti quelli messi in copia.
Questa funzionalità esiste solo sul client di posta elettronica Microsoft Outlook, 2003, 2007 e 2010.
La protezione dulle Email inviate consente di impedire che chi riceve un messaggio possa copiare, stampare o inoltrare tale Email.

I motivi per usare questa impostazione possono essere legati alla confidenzialità delle informazioni presenti sul messaggio o al desiderio di impedire che qualcuno risponda ad una mail di gruppo.

Per impedire il rispondi a tutti ci sono due modalità, una con una configurazione manuale, l'altra con un plugin per il programma.

La protezione non sarà assoluta, può solo fare da deterrente anche perchè, se quella mail protetta venisse aperta con altri client di posta elettronica diversi da Microsoft Outlook, la protezione sarebbe inefficace.
Tuttavia, nelle organizzazioni e negli uffici dove si può leggere la posta soltanto con Outlook, tale protezione è più difficile da scavalcare.

Il metodo manuale per disabilitare il "Rispondi a tutti e "Inoltra" è descritto passo passo su una pagina della guida di Microsoft Outlook.
La creazione del modulo di protezione è molto semplice e può essere fatto una volta per tutte, con la possibilità di impostare o meno il blocco a seconda della Email.

Se si preferisce, si può invece utilizzare un plugin per Exchange e Outlook (solo 2007 e 2010) che disattiva il Rispondi a tutti e l'inoltro di una Email inviata.
Il plugin NoReplyAll (gratuito) si può scaricare ed installare sul computer usato per inviare i messaggi di posta elettronica.

Riaprendo Outlook e componendo un nuovo messaggio dopo aver installato questa estensione, si dovrebbero vedere due nuovi pulsanti, sul menu in alto, con cui si possono disabilitare le funzionalità di inoltro ad altri.
Provando ad inviare quella Email a se stessi, protetta dal Rispondi a tutti, si noterà che riaprendo il messaggio ricevuto sono disabilitati i pulsanti per inoltrare il messaggio e rispondere ai destinatari che sono in copia alla Email.
La risposta al mittente rimane ovviamente possibile.

Se l'utente tenta di inoltrare o rispondere a tutti dal menu rapido in Outlook (che non è disabilitato), si aprirà un avviso che la funzionalità non è disponibile.
Se il destinatario della Email non utilizza Microsoft Exchange o Outlook e prova a fare il Rispondi a tutti, anche se esso non è disabilitato, non verranno automaticamente messi in copia gli altri destinatari che saranno, nel caso, da selezionare manualmente.

Come funzionalità aggiuntiva, dal menu di configurazione di questo plugin (Strumenti -> Opzioni), è possibile elencare alcuni termini chiave per ricevere degli avvisi quando si invia un messaggio senza allegato.

Un metodo più efficace per la proteggere la riservatezza delle Email inviate via Outlook è il plugin BCCThis che permette di inviare messaggi privati in CCN allegati alla mail, visibili solo da alcuni.