Creare regole e filtri Email su Outlook

Guida alla creazione di regole e filtri per spostare automaticamente i messaggi di posta in cartelle specifiche su Microsoft Outlook

Chi utilizza Microsoft Outlook come client Email può organizzare i messaggi di sposta elettronica in diverse cartelle in base al tipo di mail, in base al mittente o alla data. Quando si ricevono numerose Email è importante organizzarle in diverse cartelle ma è altrettanto importante che tale distribuzione sia automatica, in modo da sapere sempre in quale categoria cercare determinati tipi di messaggi.

In questa guida vi mostreremo come è possibile creare filtri e regole per automatizzare l'organizzazione delle mail in arrivo in cartelle specifiche su Microsoft Outlook e sul client web Outlook.com. Il processo descritto vale per tutti i tipi di regole e-mail su Outlook, così da avere decisamente più ordine tra le email ricevute sul client.

LEGGI ANCHE -> Guida base per usare Microsoft Outlook e le funzioni principali

Come creare filtri rapidi su Outlook

Il metodo più veloce per creare filtri su Outlook per PC prevede di aprire uno dei tanti messaggi giunti nella posta in arrivo e cliccare sul tasto Regole -> Crea regola.

In questo modo otterremo una finestra molto semplice in cui selezionare le condizioni (tra cui troviamo il mittente, l'account di destinazione e l'oggetto del messaggio come opzioni selezionabili) e configurare un filtro apponendo il segno di spunta sulla voce Sposta elemento nella cartella, premendo sul tasto Seleziona cartella e selezionando una delle cartelle già presenti in Outlook.
Per creare delle nuove cartelle di messaggi per Outlook possiamo procedere anche durante la creazione stessa della regola, selezionando la voce Seleziona cartella -> Nuova nella finestra di creazione della regola). Al termine della modifica premiamo su OK per rendere effettiva la nuova regola.
Per controllare le regole attive possiamo anche premere sul menu Regole in alto e aprire infine il menu Regole e avvisi.

Come creare filtri avanzati su Outlook

Se invece vogliamo creare dei filtri avanzati e con più condizioni su Outlook non dobbiamo far altro che aprire l'email da filtrare, premere in alto sul menu Filtri, premere su Crea filtro e infine premere sul tasto Opzioni avanzate.

Si aprirà una procedura guidata per creare delle regole avanzate; per procedere selezioniamo le condizioni da verificare (per esempio parole specifiche, mittenti particolari, un particolare contrassegno, un feed RSS e altre condizioni), premiamo sul tasto Avanti, scegliamo l'azione da compiere tra quelle proposte nella nuova schermata (sono presenti i classici elimina, sposta in una cartella specifica, assegna una categoria precisa tra quelle presenti, impostare come già letto senza segnalare nulla, segnalare sempre come da leggere, avviare la riproduzione di un suono, utilizzare le varie opzioni di inoltro per gruppi di persone specifiche e molto altro) e premendo infine su Fine.

Prima di premere sul tasto Fine può essere conveniente mettere una spunta sulle opzioni Applica ai messaggi già presenti e su attiva regola; questo garantisce che i messaggi nuovi e quelli già arrivati in passato che che soddisfano la regola vengano spostati nella cartella corrispondente.

Anche le regole personalizzate create con questo metodo possono essere visionate premendo sul menu Regole in alto e aprendo il menu Regole e avvisi, così da poter visionare tutte le regole e i filtri attivati sul client.

Una volta aperta questa finestra potremo controllare i filtri attivi, cancellare quelli che non vogliamo vengano più applicati (selezionando il filtro e premendo su Elimina), cambiare al volo la regola creata in passato (selezionando la regola e premendo in alto su Cambia regola), copiare le regole e infine applicare le regole non ancora attive.
Nella stessa finestra possiamo gestire gli avvisi dell'applicazione aprendo la scheda Gestione avvisi e utilizzando di fatto gli stessi tasti visti per i filtri.

Creare filtri in Outlook.com

Sul sito di Outlook.com possiamo creare sia le etichette (chiamate in questo caso Categorie) sia i filtri (chiamati invece Regole).

Per creare etichette evidenziamo l'email da filtrare, premiamo in alto sul tasto Categorie (a forma di cartellino per il prezzo) e assegniamo una delle categorie colorate presenti. Per personalizzare le categorie premiamo su Gestisci categorie e creiamone di nuove, assegniamo nuovi colori o cambiamo i nomi associati ad essa.

Ora siamo pronti per creare dei filtri efficaci su Outlook.com. Per procedere apriamo una delle email che vogliamo usare come base per il filtro, premiamo in alto sui tre puntini nel corpo del messaggio (non nell'interfaccia principale di Outlook) e selezioniamo Azioni avanzate -> Crea regola.

Clicchiamo subito su Altre opzioni per espandere il menu di creazione delle regole e personalizziamo il filtro secondo le nostre necessità, assegnando una o più condizioni (corpo messaggio, tipo di messaggio, destinatario, mittente o parole chiave contenute nel testo) e assegnando una o più azioni (tra cui Categorizza, necessaria per assegnare l'etichetta creata poco fa).

Sempre nella stessa schermata possiamo premere su Aggiungi un'altra condizione e Aggiungi un'altra azione per rendere il filtro molto più efficace; se invece volessimo escludere quale tipo di email premiamo su Aggiungi un'eccezione.

Conclusioni

Applicare i filtri su Outlook è tutto sommato semplice, considerando che possiamo sia creare filtri veloci sia creare filtri di livello avanzato, riservati magari ai professionisti o ai tecnici in grado di utilizzare Outook da esperti. I filtri applicati sul singolo client Outlook non possono ovviamente essere esportati su altri dispositivi, essendo legati al singolo client.

Per applicare i filtri a livello globale (ossia su tutti i dispositivi che abbiamo) vi consigliamo di agire dal portale Outlook.com, come visto anche nella guida Come creare Filtri Email in Gmail, Outlook, Yahoo Mail e altri servizi di posta.
Se invece il problema è lo spam vi consigliamo di leggere la nostra guida Bloccare le Email di spam, pubblicità e messaggi indesiderati.