10 trucchi di formattazione del testo con Microsoft Word

10 istruzioni da imparare per la formattazione del testo in Microsoft Word e per scrivere documenti migliori

Microsoft Word è il programma più usato da studenti, impiegati negli uffici e chiunque abbia bisogno di lavorare con documenti. Scrivere un testo con Word è facilissimo, usarlo però in modo veloce, risolvendo ogni problema di formattazione e "disegnando" anche il testo in modo professionale, per presentare e stampare il documento per bene.

Nella guida che segue vi mostreremo infatti le cose da imparare per scrivere meglio un documento Word, così da diventare subito dei grandi esperti e scrivere con una velocità maggiore, ottenendo ottimi risultati in breve tempo.

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1) Selezionare il testo in verticale

Normalmente si può selezionare con il mouse un carattere, una parola, una frase o un paragrafo, sempre in orizzontale. A volte potrebbe essere necessario selezionare testo in verticale, ad esempio, per fare il copia e incolla di una serie di numeri.

Per selezionare il testo in verticale, tenere premuto il tasto ALT, trascinare verso il basso con il mouse e rilasciare il tasto ALT prima di rilasciare il mouse.

2) Cambiare spazio tra le righe (Interlinea)

Microsoft ha modificato l'interlinea nel corso degli anni per rendere il testo più leggibile, se però si preferisce il vecchio stile con interlinea 1, si può modificare lo spazio tra le righe premendo su Home nel menu in alto, selezionando lo stile Normale, premendo col tasto destro su di esso ed cliccando su Modifica.

Nella finestra che appare premiamo in basso sul tasto Formato, selezioniamo Paragrafo e, nella sezione Spaziatura, modifichiamo il valore accanto alla voce Interlinea. Appena soddisfatti del risultato clicchiamo in basso su OK e selezionare la casella su "nei nuovi documenti basati su questo modello" per avere sempre questa interlinea in futuro.

Per cambiare l'interlinea tra i diversi paragrafi in modo rapido, si possono usare tasti di scelta rapida:

• CTRL + 1 -> interlinea a 1
• CTRL + 2 -> interlinea a 2
• CTRL + 5 -> interlinea a 1,5

Non è necessario selezionare il paragrafo, basta posizionare il cursore sul punto che deve essere modificato.

3) Modificare il percorso di salvataggio dei file

Per impostazione predefinita, Microsoft Word salva ogni nuovo file nella cartella Documenti. Per modificare la cartella dove salvare i file premiamo in alto sul menu File, premiamo in basso a sinistra su Opzioni e portiamoci infine nel menu Salvataggio.

In questo menu possiamo modificare sia il percorso del salvataggio automatico che quello predefinito dei documenti, premendo accanto al tasto Sfoglia presente su entrambe le voci e indicando in quale cartella salvare i file.

4) Cambiare carattere predefinito

Il carattere predefinito su Word è Calibri, ottimo carattere per la visualizzazione online, non il massimo per la stampa. Se dobbiamo stampare dei documenti conviene usare Times New Roman o Arial, che rendono molto meglio sui fogli cartacei.

Invece di cambiare font manualmente ogni volta possiamo modificare il carattere predefinito di ogni documento premendo Home nel menu in alto, selezionando lo stile Normale, premendo col tasto destro su di esso ed cliccando su Modifica.

Nella schermata che comparirà premiamo in basso a sinistra sul tasto Formato e nel menu a tendina selezioniamo il menu Carattere. Nella finestra di dialogo selezioniamo il tipo di carattere da utilizzare con tutti i documenti, premiamo in basso su OK e selezioniamo la voce per utilizzare il nuovo carattere su tutti i nuovi documenti.

5) Spostare testo in tabella

Per spostare una o più righe dentro una tabella in alto o in basso senza dover cambiare la formattazione, si può usare il copia incolla, ma non è questo il modo migliore. Utilizzando invece i tasti ALT + MAIUSC + tasto freccia in alto o in basso si può spostare un'intera riga sopra o sotto.

Prima di spostare una riga occorre selezionarla col mouse per evitare errori; Questo metodo consente di muovere porzioni di testo senza rovinare la formattazione.

6) Creare del testo causale per test e prove

Se dobbiamo provare un nuovo carattere, una nuova formattazione o una nuova stampate può essere utile creare un documento nuovo e riempirlo di parole fittizie, senza un vero senso. Per riempire un documento vuoto di parole basterà digitare il seguente comando:

=Rand()

La pagina verrà subito riempita con parole fittizie, così da riempire subito il foglio e testare font, caratteri e qualità della stampa. In alternativa possiamo lanciare anche il comando:

=Lorem(10,7)

Con questo comando genereremo un testo Lorem Ipsum molto lungo, sufficiente per fare testing e per provare la nuova stampante appena collegata al PC.

7) Aggiungere rapidamente bordi o linee continue

Per aggiungere un bordo, un divisore o una linea continua, si possono usare dei caratteri speciali su Word:

• Premere 3 volte - (trattino) e premere Invio per disegnare una sottolineatura continua
• Premere _ (underscore) per tre volte e premere Invio per disegnare una sottolineatura più marcata
• Premere * (asterisco) per tre volte e premere Invio per disegnare una sottolineatura tratteggiata
• Premere = (uguale a) per tre volte e premere Invio per disegnare una doppia sottolineatura

Nel menu Layout troviamo invece il pulsante per aggiungere bordi pagina o bordi ad un paragrafo.

8) Trovare paragrafi e parole formattate

Un testo può avere un terribile mix di caratteri diversi e dimensioni diverse. Per fortuna, dalla ricerca, è possibile trovare testo scritto con un particolare carattere ed anche quello in grassetto o in corsivo.

In Word premiamo CTRL + F per aprire il riquadro Trova mentre in Word 2007 premere CTRL - Maiusc - T. Nella casella Trova, cliccare su Altro e poi selezionare una delle opzioni dal menu formato. Per cercare, premere su Trova successivo.

Ad esempio, è possibile selezionare un tipo di carattere per vedere quali parti di testo sono scritte in quel modo.

9) Copiare correttamente un testo formattato

Quando si copia qualcosa da un documento a un altro, si potrebbe voler mantenere la formattazione originale nella maggior parte dei casi, ma è possibile anche incollare il testo senza formattazione.

Su Word possiamo impostare una formattazione speciale per il testo incollato scegliendo l'icona giusta nel menu apribile con il tasto destro, sotto la sezione Opzioni incolla. Per applicare questa modifica a livello globale basterà aprire le Opzioni dal menu File, portarci nel menu Impostazioni avanzate e modificare le opzioni nella sezione Taglio, copia e incollamento.

10) Copia formato

Copia formato è il tasto per copiare la formattazione di una parola su un'altra porzione di testo. Per fare prima, si può usare la combinazione di tasti CTRL - Maiusc - C e poi selezionare la parola e premere CTRL - Maiusc - V.

11) Creare copertina del documento

Su Word possiamo creare velocemente una copertina del documento aprendo il menu Inserisci, premendo sull'icona Pagine e selezionando infine la voce Frontespizio.

Premendo col tasto destro del mouse su una delle copertine predefinite è possibile modificarne le proprietà e personalizzarle.

Applicando questi trucchi diventeremo in poco tempo dei veri esperti di Word e potremo scrivere qualsiasi documento ad una velocità mai vista, sfruttando le funzioni speciali offerte da Word per migliorare la produttività negli uffici anche in ambito domestico e realizzare così documenti per la scuola.
Per approfondire possiamo leggere come ottimizzare Word disattivando le opzioni non necessarie.