Guida a Gmail per iniziare e diventare esperti della Google Mail

Guida completa alle funzioni principali di Gmail, dalla creazione dell'account alle impostazioni avanzate della Google Mail

Gmail è il servizio di posta elettronica più usato al mondo, ha conquistato tutti sia in ambito domestico che lavorativo (dove è uno dei servzi indispensabili al lavoro) e gli utilizzatori di vecchia data sanno bene come si usano le innumerevoli funzioni offerte dal servizio e che sono state integrate nel corso degli anni. Chi vuol fare un ripasso e chi ancora utilizza servizi di posta elettronica validi ma inferiori a Gmail (come Libero, Alice Mail o Tiscali) ci sono molte cose da sapere, partendo dalla creazione di un account, fino all'organizzazione dei messaggi.

Vediamo insieme una guida completa a Gmail, davvero molto utile per i nuovi arrivati ma valida anche per gli utenti più vecchi del servizio, che possono ripassare alcuni concetti e servizi e diventare più esperti imparando tutti i trucchi e le funzionalità del servizio Email più completo e moderno.

LEGGI ANCHE: Come usare Gmail Offline, per salvare e sincronizzare email su PC

Guida alle funzioni di Gmail

Nei seguenti capitoli scopriremo come creare subito un account Gmail e quali sono le funzioni più interessanti, così che un nuovo utente possa subito sentirsi a suo agio con l'interfaccia moderna offerta dal servizio e, con pochi clic del mouse o pochi colpi sullo schermo dello smartphone o del tablet, trovare subito la funzione che sta cercando.

Creare un account Gmail

Per creare un account in Gmail bisogna registrare un nuovo indirizzo di posta elettronica che può essere del tipo nome.cognome@gmail.com. In Gmail ci sono alcuni modi per ottenere un indirizzo di posta (mail) personalizzato o con il nome.

Nella registrazione Google chiede un indirizzo di posta elettronica di riserva per recuperare l'account nel caso di problemi o se si dovesse dimenticare la password. Viene richiesto anche un numero di telefono cellulare per confermare l'identità. Riguardo questo posso assicurare che, a distanza di tanti anni, non è mai arrivato un SMS o una chiamata da parte di Google quindi il numero rimane riservato e solo per lo scopo.

Pulsanti principali nella schermata

Dopo esserci iscritti avremo accesso all'interfaccia di Gmail, con i pulsanti principali nella parte alta (dopo aver selezionato un'email tra quelle presenti). Nella parte alta otteniamo le impostazioni di base (come vedremo in un capitolo dedicato) e, premendo in alto a sinistra sul tasto Scrivi, possiamo scrivere una nuova email.

Premendo invece in alto a destra sull'ingranaggio possiamo scegliere la compattezza delle righe e la disposizione delle email a seconda del gusto personale. Nella barra laterale sinistra troviamo le varie categorie ed etichette di Gmail, mentre sulla barra laterale destra troviamo l'integrazione con Google Calendario, Google Keep, Google Tasks e con la rubrica di Google.

Termini chiave quando si usa Gmail

Per imparare ad usare Gmail bisogna prendere familiarità con alcuni termini chiave del servizio di posta:

• Etichetta: è come una cartella dove vengono salvati i messaggi in base ad un criterio preciso. Un'e-mail può anche essere contrassegnata da più etichette e sono anche disponibili le etichette nidificate. Le etichette funzionano un po' come le cartelle in Windows, per organizzare i messaggi ricevuti anche automaticamente. Grazie ai filtri infatti si possono decidere i parametri (il mittente o una parola nell'oggetto) per cui una mail deve essere segnata con un'etichetta piuttosto che un'altra. Si può aggiungere una nuova etichetta premendo il pulsante in alto che permette di nidificare la nuova etichetta dentro una già presente. I messaggi che utilizzano etichette nidificati non ereditano l'etichetta madre. Per contrassegnare un messaggio con un'etichetta basta selezionarlo e poi premere il pulsante in alto. Si può anche spostare col mouse il messaggio tenendo premuto il tasto destro e trascinando la mail in una cartella già creata e visibile sul lato destro.
• Filtri: Un filtro è una regola per eseguire azioni automatiche in base a certi criteri. Ad esempio, si può dire che i messaggi provenienti da uno specifico mittente siano contrassegnate sempre come lette e siano spostate sotto una certa etichetta. In un altro articolo la guida per creare filtri Email con anche la spiegazione dei filtri automatici di Gmail.
• Stelle: le stelle sono come le etichette, solo che non hanno nomi. Le E-mail con le stelle vengono evidenziate come prioritarie. Con Gmail si può illuminare con una stella gialla ogni messaggio importante. Dalle opzioni generali, si possono abilitare le superstars ossia diversi tipi di icone per segnare i messaggi speciali: stelle colorate, punto esclamativo, la v di visto o altri simboli.
• Chat: è possibile chattare in tempo reale con gli amici presenti in rubrica, che usano Gmail.
• Estensioni: con Gmail si possono usare diverse applicazioni esterne per modificarne le funzionalità e personalizzare il proprio account Gmail con Zoom o altri servizi simili; per scoprire le nuove estensioni basta premere sul tasto + nella barra di destra.

Molte delle funzioni elencate hanno decretato il successo di Gmail nel corso degli anni, ma i trucchi e i vantaggi non sono certamente finiti!

Importare i contatti

Se passiamo a Gmail da Alice Mail o da Yahoo Mail possiamo portare la rubrica dal vecchio account su Gmail in modo semplice. Per importare contatti e messaggi di un altro account di posta, cliccare sul pulsante in alto a destra per entrare nelle impostazioni e poi passare alla scheda Account e importazione e cliccare sul link Importa messaggi e contatti.
In un altro articolo, la guida per importare e gestire altri account Email in Gmail.
Dove si trova la lista dei contatti Gmail? Come già spiegato nella guida alla gestione contatti su rubrica Google, la rubrica di Gmail si trova aprendo l'indirizoz contacts.google.com/ oppure usando l'app Contatti Google per Android e iPhone.

Modalità Conversazione

I messaggi di posta elettronica ricevuti su Gmail sono leggibili come delle conversazioni in un forum o in un blog: i messaggi sono raggruppati in una gerarchia per argomento, con le risposte disposte vicino al messaggio originale. Questa è una caratteristica che trasforma gli scambi di email in una conversazione simile alla chat.

Impostazioni di base

Aprendo un messaggio o se si seleziona un'e-mail spuntando la casella sulla destra del titolo, è possibile applicare diversi comandi tra cui lo spostamento nella cartella di Spam (spazzatura), l'assegnazione di un'etichetta o lo spostamento in una certa categoria. Se si apre un messaggio in modalità senza anteprime, si torna alla lista delle Mail premendo sul pulsante Indietro in alto (senza fare indietro con la freccia della barra degli indirizzi del browser). Sul lato destro ci sono i gruppi di Email organizzati anche con le varie etichette create.
Una mail può anche essere archiviata che significa metterla in soffitta senza cancellarla. Essa sparisce dalla Posta in arrivo ma, in caso di necessità, può essere sempre recuperata. Per eliminare un'e-mail invece si può usare il tasto del Cestino. Un messaggio eliminato rimane nel cestino per 30 giorni prima di essere cancellato definitivamente.

Utilizzare Gmail su Outlook

Se vogliamo scaricare la posta elettronica su un client PC come Outlook, possiamo usare l'impostazione POP o IMAP. Dopo aver letto delle differenze tra POP e IMAP, seguire la procedura guidata entrando nelle impostazioni e poi nella scheda Inoltro Pop e IMAP dove è possibile scegliere se mantenere o no i messaggi nell'account per poterli sempre leggere online da internet.

In un altro articolo, la guida per Configurare Gmail in Microsoft Outlook o altri client di posta.

Scrivere e Inviare un'e-mail

Per scrivere un nuovo messaggio di posta elettronica basta premere il tasto in alto a sinistra Scrivi. Per scrivere l'indirizzo del destinatario basta iniziare a scrivere sul campo A:.

Gmail compila automaticamente i nomi dei contatti presenti in rubrica e di quelli con cui già sono stati scambiati messaggi. Mentre si sta scrivendo un messaggio di posta, si può uscire in qualsiasi momento o chiudere la finestra di scrittura per riprendere successivamente. Un nuovo messaggio viene salvato automaticamente nelle Bozze come si inizia a scrivere. Altre funzioni utili sono quelle per annullare l'invio di un'email dopo aver premuto Invia, e quella per programmare l'invio di email a data futura e per posticipare le email ricevute per riceverle di nuovo tra qualche giorno.
Si possono inoltre inviare Email protette in Gmail con scadenza e password.

Personalizzazione

Ci sono molti modi per personalizzare Gmail con sfondi e applicazioni. Per procedere clicchiamo sull'icona ingranaggio per cambiare la densità dei messaggi o, in altre parole, le sue dimensioni. Se andiamo in Impostazioni, si può attivare la funzione delle anteprime dei messaggi in Gmail facendo comparire un nuovo pulsante accanto quello dell'ingranaggio.

Nelle Impostazioni si può anche cambiare Tema grafico, anche aggiungendo una foto allo sfondo di Gmail.

Applicazioni esterne e Estensioni

Con Gmail si possono fare tante cose, anche diverse dalla gestione della posta elettronica. Ci sono molte estensioni per Google Chrome e Gmail.

Ovviamente Gmail si può usare sul proprio cellulare, soprattutto sugli smartphone Android o iPhone con l'applicazione ufficiale gratuita da scaricare dal Google Play Store e Apple App Store.

Sicurezza

Per la sicurezza dell'account Gmail, oltre alla normale password, Google ha predisposto un sistema molto efficace di protezione con accesso e login Google e Gmail con la verifica in due passaggi, così da evitare che qualcuno possa rubare le nostre credenziali e accedere indisturbato alle nostre email personali.

Se si dovesse perdere l'accesso abbiamo realizzato anche una guida per recuperare l'account Gmail e risolvere problemi di login.

Gmail è il miglior servizio di posta elettronica del mondo grazie alle tante funzioni disponibili e alla semplicità d'uso, che ne fanno il metodo più efficace per inviare email anche se non siamo esperti informatici o non abbiamo mai inviato prima d'ora un messaggio di posta elettronica. Il servizio è gratuito e ben integrato all'interno degli altri servizi Google, di cui condivide lo spazio d'archiviazione (al momento in cui scriviamo il limite è di 15GB), più che sufficienti per poter inviare migliaia di email con allegati di ogni tipo.

Sempre a tema Gmail abbiamo 20 trucchi Gmail e opzioni nascoste per la posta Google.
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