Access o Excel? quali differenze e qual è meglio?

Differenze tra Access ed Excel nell'analisi e nella gestione dei dati: quale programma è meglio a seconda dell'uso

La suite di Microsoft Office si compone di due programmi tra i più usati al mondo, per certi versi molto simili: Access ed Excel.
Excel è, a un primo approccio più superficiale, più facile da usare e più immediato, con un foglio di calcolo da riempire con numeri o valori che possano essere contabilizzati in maniera automatica.
Access all'inizio è invece più complesso, anche se, dopo averne capite le basi, offre la possibilità di creare una maschera, ossia un'interfaccia grafica personalizzabile, per inserire i valori nelle celle, che diventa nettamente più comoda e più user friendly.
Entrambi sono programmi da lavoro e studio per la gestione dei dati e ci si potrebbe chiedere quale dei due è migliore e per quali esigenze conviene preferire l'uno all'altro.

Detto in maniera sintetica, Excel è uno strumento di analisi dei dati, per fare calcoli matematici e confronti statistici da presentare anche sotto forma di grafici facili da condividere.
Access invece è un programma di gestione dei dati, un vero e proprio gestore di database utilizzabile da più utenti in contemporanea, utile a filtrare i valori, visualizzarli in modo strutturato e ad automatizzare certe operazioni ed eventi.

Excel eccelle nell'analisi di dati numerici.
La curva di apprendimento per usare Excel è abbastanza breve e già imparando ad usare alcune funzioni base come le tabelle pivot si possono subito svolgere tante operazioni.
Le ultime versioni sono poi piene di modelli già preconfezionati, solo da compilare.
Excel è un ottimo strumento quando i fogli di calcolo da usare sono due o tre, diventa invece più scomodo se le dimensioni del database si alzano.
Il mantenimento di un foglio di calcolo Excel con migliaia, se non decine di migliaia di voci diventa davvero più difficile e con l'evoluzione dei dati c'è il rischio di errori nell'aggiornare le formule, i grafici e le macro.
In altri articoli abbiamo visto, a proposito di Excel:
- Come usare i fogli di calcolo di Excel
- Migliori modelli Excel da scaricare gratis per operazioni finanziarie e commerciali.

Rispetto Excel che si focalizza sui dati numerici e le sequenze, Access è una vera soluzione di archivio digitale delle informazioni che possono essere richiamate più volte all'interno del programma.
La curva di apprendimento per Access è più lunga, nel senso che per iniziare a usarlo è necessario studiare almeno le basi e capire la sua terminologia.
Forse la più grande differenza tra Access e Excel è il metodo di conservazione dei dati.
Quelli di Access sono modificabili in qualsiasi momento e si possono aggiungere ulteriori informazioni, modificare, rimuovere o filtrare dati senza che ci sia un impatto sulle formule e sulle tabelle.
Quando invece si utilizza un set di dati massiccio in Excel, c'è la possibilità che una piccola modifica possa andare a rovinare l'intera tabella.
Access fa un passo avanti rispetto ad Excel utilizzando elenchi di ricerca e regole di convalida per i singoli campi a livello di tabella.
L'integrità referenziale tra le tabelle, ossia il loro legame, è mantenuto costantemente da Access che assicura il senso di ogni informazione.
Le aggregazioni di enormi banche dati sono relativamente semplici in Access che permette di filtrare singole informazioni in modo immediato, senza tabelle pivot.
Su Access, nettamente meno usato rispetto Excel a causa della sua complessità iniziale, avevo scritto in passato una guida preliminare base a Microsft Access per capire come funzione e a che serve.

Non c'è quindi un programma migliore o peggiore, sono entrambi eccellenti strumenti da usare alternativamente in base alle esigenze e al lavoro che bisogna fare e mantenere.
Excel rende facile generare output personalizzati con una formattazione molto flessibile e annotazioni che è possibile aggiungere facilmente in qualsiasi luogo.
Se però i dati e le relazioni hanno bisogno di essere mantenute nel tempo, i fogli di calcolo possono diventare davvero limitanti quindi entra in gioco Access.
Una soluzione ibrida, in cui i dati di un database Access vengono esportati o copiati in Excel, è sicuramente la migliore.
I programmi si integrano tra loro ed è possibile sia importare i dati di Access in Excel che, viceversa, riempire Access usando le tabelle Excel già esistenti (vedi guida Microsoft).

Anche se Excel non è un database è comunque ampiamente utilizzato per memorizzare dati.
Excel è però un database di file singoli e non un database relazionale come Access, dove i dati delle diverse tabelle sono legati tra loro e si modificano automaticamente in base a certi eventi.
Quando le tabelle semplici hanno bisogno di evolversi in più tabelle di dati correlati, Access è la prima scelta.
Una volta che i dati sono in Access è possibile aggiungere più tabelle e unirle tra loro, creare query o viste, definire la struttura dei dati e le tipologie.
Non c'è dubbio che Access sia un prodotto ricco di funzionalità, anche se il primo impatto potrebbe sembrare scoraggiante.