Guida base per usare Microsoft Outlook e le funzioni principali

Mini guida utente per iniziare a usare Microsoft Outlook, usare la barra multifunzione e le funzioni di posta, calendario, attività

Microsoft Outlook è il programma più usato e famoso al mondo per gestire la posta elettronica sul computer, anche se si tratta di un programma incluso nella suite Office. Outlook è di vitale importanza in molte organizzazioni, non solo per le sue evidenti capacità di gestire la posta elettronica (di ogni tipo, inclusa la PEC), ma anche per le sue funzioni di calendario, attività e rubrica integrate con l'account Microsoft o con altri account di posta (come per esempio Gmail, uno dei servizi web più utilizzati).

In questa guida vi mostreremo come usare Microsoft Outlook in ogni sua funzione prendendo come riferimento l'ultima versione rilasciata da Microsoft, ossia Outlook 2019). Chiunque ha i programmi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint ecc) ha anche Outlook sul computer e può aprirlo per un primo accesso.

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Guida completa a Microsoft Outlook

Per le aziende la comodità è quella di connettere Outlook a un server Exchange in modo che tutti possano condividere la stessa rubrica e gli stessi calendari, diventando un ottimo strumento per la collaborazione a livello aziendale.
Per l'uso casalingo Outlook viene usato soprattutto per scaricare la posta sul PC e conservarla al di fuori di internet, ma, anche se la maggior parte delle persone non usa certamente un server Exchange in casa e, probabilmente, non sa nemmeno di cosa si tratti, le funzioni di Outlook lo rendono un potente strumento di gestione delle attività anche per uso personale e non professionale, per leggere e-mail, seguire appuntamenti, organizzare rubriche e molto altro ancora.

Se non abbiamo ancora installato Microsoft Outlook sul nostro computer vi invitiamo a leggere la nostra guida Tutti i modi per usare e scaricare Office gratis.

Interfaccia utente

Essendo un prodotto della serie Office troveremo un'interfaccia familiare a accoglierci, molto simile a quella di Word. La visualizzazione predefinita di Outlook è la posta in arrivo, in alto c'è la barra multifunzione a nastro (chiamata anche Ribbon Bar).

La barra multifunzione a nastro facilità molto l'individuazione dei pulsanti per attivare le funzioni e usare gli strumenti del programma:

• La scheda Home ha pulsanti diversi a seconda della modalità e della schermata in cui ci si trova.
  Nella schermata principale, ci sono le opzioni per la posta. Lungo il bordo sinistro di Outlook ci sono le cartelle, mentre in basso a questo pannello si trovano le modalità di Outlook: Posta in arrivo, Calendario, Persone, Attività e così via. Cliccando sulla freccia nella parte superiore del pannello di navigazione, si espande nel riquadro per vedere la struttura di cartelle dell'account e-mail. Cliccare sui tre puntini per accedere a ulteriori modalità di Outlook: note, cartelle e collegamenti di Outlook. Dalle "Opzioni di navigazione" è possibile modificare l'ordine in cui compaiono i diversi elementi e disattivare la navigazione compatta se si utilizza un monitor grande.
• La scheda Invia / Ricevi riguarda specificamente le funzioni di posta in arrivo, ma appare anche in altre modalità (calendario, attività, ecc.), anche se non avranno la stessa funzionalità. A seconda del tipo di protocollo di posta che si sta utilizzando (IMAP o POP), si può o no avere la possibilità di scaricare solo le intestazioni dei messaggi, contrassegnare o deselezionare messaggi da scaricare, e altre funzioni (che sono disponibili solo con il protocollo IMAP, sempre consigliato).
• La scheda Cartella permette di gestire le cartelle dell'account di posta, di crearne di nuove, di scegliere le regole per l'archiviazione automatica delle vecchie mail e altre proprietà. Nella modalità calendario, non ci sono le cartelle quindi, da questo menù, si possono copiare o spostare i calendari. La struttura delle cartelle è fondamentale per gestire la posta e tenerla ordinata, per non perdersi messaggi importanti e ritrovare le mail più facilmente. In un altro articolo abbiamo visto come creare regole e filtri mail su Microsoft Outlook per organizzare la posta in cartelle.
• La scheda Visualizza contengono le funzioni essenziali per nascondere o mostrare alcune informazioni ed elementi dell'interfaccia di Outlook, tra cui ci sono anche i Promemoria. Nella modalità calendario è possibile cambiare da qui il modo di vedere i giorni, con vista mensile, settimanale o giornaliera e il colore.

Le opzioni nella barra multifunzione a nastro, come accennato sopra, cambiano a seconda di dove ci si trova.
Quando scriviamo una nuova mail, si troveranno tutti i pulsanti per la formattazione del testo, per aggiungere allegati, immagini, etichette opzioni di formattazione e vedremo comparire anche nuove schede:

• La scheda Inserisci è presente in ogni sezione di Outlook e permette di modificare il contenuto di messaggio, attività, eventi del calendario.
• Nel caso dei messaggi di posta comparirà anche la scheda Opzioni dove si trovano la scelta del tema, di colori, font ed effetti, il CCN (copia carbone nascosta da usare per nascondere i destinatari della mail) e la richiesta di conferma di lettura dell'email.
• La scheda Revisione contiene invece le funzioni di correzione automatica dell'ortografia e della grammatica, utile per non fare errori nella scrittura delle Email; è inoltre possibile tradurre i messaggi inviati in altre lingue.

Tutti questi menu permettono di avere il massimo controllo sulle email e di gestire al meglio ogni account di posta o ogni calendario aggiunto al programma.

Come aggiungere account di posta

Passiamo ora alla fase più importante su Outlook, ossia la configurazione di un account e-mail; questa configurazione può essere automatica o manuale, in base al tipo di account di posta che desideriamo aggiungere. Al primo avvio di Outlook, viene richiesto di impostare un account, che si può anche saltare inizialmente e aggiungerlo in seguito; possiamo infatti usare Outlook senza un account nelle modalità calendario, attività e note (non sincronizzate). Siccome però si tratta di un programma progettato principalmente per la gestione delle caselle di posta elettronica, vale la pena aggiungere subito un account provando la configurazione automatica.

Per provarla apriamo Outlook, clicchiamo in alto sul menu File, portiamoci nel menu Informazioni e premiamo sul tasto Aggiungi account.

Nella schermata che si aprirà inseriamo nome utente e password della casella di posta da aggiungere e premiamo su Connetti per effettuare il collegamento (di base viene utilizzato il protocollo IMAP, più sicuro e rapido). La configurazione automatica funziona sicuramente con indirizzi più famosi (Hotmail e Outlook.com, ma anche Gmail, Yahoo!Mail e altri servizi famoso) ma non è detto funzioni con altri provider di posta, specie sugli account aziendali o sugli indirizzi PEC: in questi casi dobbiamo procedere con la configurazione manuale.
Per aggiungere manualmente un account a Outlook apriamo nuovamente la scheda File nella barra multifunzione, premiamo sul tasto Aggiungi account, premiamo sulla voce Opzioni avanzate e spuntiamo la voce Consenti la configurazione manuale dell'account.

Nella configurazione manuale basterà inserire l'indirizzo di posta elettronica dell'account, premere su Connetti e configurare manualmente i parametri, scegliendo se usare un account POP o IMAP (o un account Exchange se si configura Outlook in un'ufficio), inserendo la porta da utilizzare, il server della posta in uscita, il server della posta in entrata e la presenza o meno della cifratura.

In un altro articolo ho spiegato passo passo anche come configurare Microsoft Outlook con GMail per ricevere e inviare mail dal PC.

Meglio IMAP o POP?

Abbiamo già visto in un altro articolo le differenze tra IMAP e POP che, sinteticamente, sono:

• POP o Post Office Protocol (chiamato anche POP3) è il protocollo più vecchio usato per scaricare la posta sul computer.
• IMAP è il protocollo più utilizzato e permette di copiare la struttura delle cartelle della web mail e sincronizzare i messaggi senza farli sparire dal server di posta, con opzioni per scaricare solo le intestazioni dei messaggi, senza riempire il computer con migliaia di email e allegati.

Se possibile scegliamo sempre IMAP, visto che questo protocollo è più sicuro, non cancella nessun messaggio (a meno che non siamo noi a farlo) ed è più veloce nella sincronizzazione.

Gestire più account di posta insieme

In Outlook si possono aggiungere e gestire tanti account di posta, senza un vero limite: possiamo quindi aggiungere le email aziendali, le email personali o l'indirizzo PEC, così da ricevere sempre tutti i messaggi in un unico posto quando siamo al PC. Se si utilizzano più account di posta elettronica un client di posta come Outlook può davvero fare la differenza e permette di collegare gli appuntamenti del calendario e le attività in modo da gestire la propria vita in modo completo.

Dopo aver aggiunto due o più account ad Outlook essi saranno tutti visibili nell'interfaccia, con le varie sezioni di posta disponibili; in alternativa possiamo scegliere l'account da visualizzare aprendo la scheda File e scorrendo il selettore presente nella sezione Informazioni Account. Dalle "Impostazioni account" è possibile creare un nuovo account, riparare uno già aggiunto, rimuoverli, impostare quello preferito e modificare altre impostazioni.

Gestione rubrica e calendario in Outlook

Per gestire i contatti della rubrica apriamo il menu Persone nella parte inferiore sinistra dell'interfaccia e aggiungiamo gli indirizzi e altri dettagli dall'interfaccia principale. Nella stessa schermata possiamo visualizzare la rubrica dall'account Google, Yahoo! o qualsiasi altro account aggiunto al programma.
Per visualizzare i calendari personali possiamo premere in basso a sinistra sull'icona Calendario (accanto al tasto Persone) e gestire gli appuntamenti, i calendari delle festività, i compleanni e le note segnate dall'account Microsoft o da uno degli altri calendari aggiunti al programma (come per esempio il calendario Google).

Il modo più semplice per importare la rubrica da altri account come Gmail è la sincronizzazione, come visto anche nella guida sincronizzare la rubrica tra Gmail e Outlook ed importare i contatti.
In alternativa possiamo usare le vCard, come spiegato nella guida su come importare i file vCard (vcf) nei contatti Windows e in Microsoft Outlook.
Funzioni avanzate Outlook
Per esplorare funzioni più avanzate di Microsoft Outlook possiamo anche leggere gli altri articoli presenti nel seguente elenco puntato:

• Se si hanno più computer da cui consultare la posta elettronica, ma non si può usare un server Exchange, in un altro articolo abbiamo visto come sincronizzare Microsoft Outlook su più computer.
• Possiamo anche Disabilitare il rispondi a tutti e inoltra Email sui messaggi inviati con Outlook.
• Altra funzione utile è Ritardare una mail per un invio programmato, così da far arrivare l'email solo quando deciso da noi. Iniziando a scrivere un nuovo messaggio di posta elettronica, nella scheda Messaggio, si può cliccare sul tasto delle Opzioni messaggio e, sulla parte relativa alle "alrte opzioni" trovare il tasto "Ritarda consegna".
• In Outlook è anche possibile ritardare una mail per un invio programmato.
• Possiamo anche iscriversi a Outlook.com senza cambiare indirizzo Email.
• Per chi effettua molte chiamate o conferenze può essere molto utile leggere usare Skype in Outlook.com per chat e videochiamate.
• Possiamo creare dei filtri e delle regole molto precise, come visto nella guida Creare regole e filtri Email su Microsoft Outlook.

Leggendo tutte le guide saremo in grado di utilizzare Outlook come dei veri esperti.

Conclusioni

Microsoft Outlook non deve mancare in nessun computer aziendale o PC riservato al lavoro o allo studio, visto che dispone di tutti gli strumenti per poter gestire efficacemente tutti gli account di messaggi elettronica ma anche rubrica contatti e calendario sincronizzato.

Se non abbiamo Microsoft Office sul nostro computer possiamo sempre utilizzare Outlook.com (versione web), utilizzare l'app di Posta integrata in Windows 10 oppure utilizzare un client gratuito e open source come Thunderbird, di cui abbiamo parlato nella guida Thunderbird, il programma per le Email su PC più usato e gratuito (di Mozilla).