Guida Microsoft Outlook: configurazione Email, rubrica e interfaccia

Guida al nuovo Outlook per Windows: configura account Gmail e IMAP, gestisci la rubrica e organizza la posta e differenze con la versione classica

Orientarsi nell'ecosistema di posta Microsoft è diventata una sfida anche per gli utenti più esperti. L'azienda ha deciso di unificare sotto il nome "Outlook" prodotti molto diversi tra loro, creando una certa confusione tra il software storico del pacchetto Office (Outlook Classic), il servizio web (Outlook.com) e la recente applicazione gratuita preinstallata in Windows 11, denominata Nuovo Outlook per Windows.

Questa guida si concentra proprio su quest'ultima versione destinata a sostituire definitivamente l'app "Posta e Calendario" di Windows 10. Si tratta di un software moderno, basato sul web, che porta sul desktop l'esperienza fluida del browser, pur con qualche compromesso rispetto alla controparte "classica" a pagamento. Capire come configurarlo al meglio è essenziale per evitare di trovarsi con un client disordinato o invaso dalla pubblicità.

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Interfaccia Utente: Barra multifunzione e Densità

Appena aperto, il programma si presenta con un layout a tre colonne: cartelle a sinistra, elenco messaggi al centro e riquadro di lettura a destra. L'elemento distintivo rimane la Barra multifunzione in alto. Rispetto al passato, Microsoft offre ora una scelta netta nel menu Visualizza: la modalità Classica mostra tutte le etichette di testo e occupa più spazio verticale, mentre la modalità Semplificata riduce tutto a icone essenziali, ideale per i laptop con schermi più piccoli.

Un aspetto fondamentale per la leggibilità è la Densità. Chi riceve poche email può optare per la visualizzazione Ampia, che lascia molto spazio bianco e facilita l'uso con schermi touch. Per chi lavora intensamente, l'impostazione Compatta è quasi obbligatoria: riduce le interlinee e permette di vedere il doppio dei messaggi senza scorrere la pagina. È qui che seguire la rotta di Navigaweb diventa utile: invece di accettare le impostazioni predefinite, consigliamo di disattivare l'anteprima del testo del messaggio (o ridurla a una riga) per ottenere una lista pulita e professionale.

creare regole e filtri mail su Microsoft Outlook per organizzare la posta in cartelle.

Organizzazione della Posta: Evidenziata e Altra

Una delle funzioni attivate di default è la divisione della posta in arrivo in due schede: Evidenziata e Altra. L'algoritmo tenta di separare le email personali e importanti da newsletter, ricevute e notifiche social. Sebbene l'intento sia nobile, l'intelligenza artificiale non è infallibile e capita di perdere comunicazioni di lavoro finite in "Altra".

Per disattivare questa funzione e tornare a una lista cronologica unica, bisogna andare in Visualizza > Impostazioni visualizzazione e deselezionare l'opzione Mostra Posta in arrivo evidenziata. Se invece si decide di mantenerla, è necessario addestrare il sistema: cliccando col tasto destro su un'email mal classificata e scegliendo Sposta in Evidenziata (o viceversa), si insegna al filtro come comportarsi in futuro.

Funzioni di pulizia e automazione

Il vero vantaggio di usare un client strutturato rispetto alla webmail nuda e cruda sta negli strumenti di organizzazione massiva. Questa funzione è superiore alla semplice cancellazione. Selezionando un messaggio e cliccando su Ripulisci nella barra in alto, si aprono opzioni avanzate:

Spostare tutti i messaggi futuri di quel mittente in una cartella specifica.
Eliminare tutti i messaggi precedenti e mantenere solo l'ultimo (ottimo per le newsletter quotidiane o le notifiche di spedizione).
Cancellare automaticamente le email di quel mittente dopo 10 giorni.

Regole e passaggi rapidi

Le Regole agiscono automaticamente all'arrivo del messaggio (es: "Se l'oggetto contiene 'Fattura', sposta in Amministrazione"). I Passaggi rapidi (Quick Steps), invece, sono macro manuali. Si possono configurare pulsanti personalizzati che eseguono più azioni in sequenza: ad esempio, con un solo clic si può segnare un'email come letta, spostarla in archivio e inoltrarla a un collega. Si trovano nella scheda Home e sono fondamentali per chi gestisce flussi di lavoro ripetitivi.

Possiamo creare dei filtri e delle regole molto precise, come visto nella guida Creare regole e filtri Email su Microsoft Outlook.

Posticipare le email (Snooze)

Una funzione spesso sottovalutata, ereditata dal mondo mobile, è il comando Posticipa. Se arriva un'email importante a cui non si può rispondere subito, lasciarla nella posta in arrivo crea solo ansia visiva.

Cliccando col tasto destro sul messaggio e scegliendo Posticipa, l'email scompare temporaneamente per riapparire come "nuova" all'orario o nella data prescelta (domani mattina, settimana prossima, ecc.). Questo permette di mantenere la Inbox pulita occupandosi dei problemi solo quando si ha il tempo effettivo per risolverli.

Calendario e Integrazione To Do

Il nuovo Outlook non è solo posta. Il pannello laterale destro, chiamatospesso "La mia giornata", integra direttamente Microsoft To Do e il Calendario. È possibile trascinare fisicamente un'email dentro l'icona del calendario per trasformarla in un evento o in un'attività.

Per chi lavora in team, la gestione dei calendari condivisi è stata semplificata. Aggiungere il calendario di un collega (se l'organizzazione lo permette) o importare calendari di festività e sport è questione di pochi clic nel menu di sinistra della sezione calendario. Attenzione però: la versione gratuita del nuovo Outlook mostra annunci pubblicitari camuffati da email nella lista messaggi, un dazio da pagare per l'utilizzo del servizio senza abbonamento Microsoft 365.

Rubrica e gestione Contatti (Persone)

La rubrica non è più una lista statica ma un modulo integrato chiamato Persone. L'icona si trova nella barra di navigazione laterale sottile (solitamente a sinistra). La gestione è dinamica: se avete collegato un account Gmail o Outlook.com, i contatti si sincronizzano automaticamente con quelli che avete sullo smartphone.

Dalla scheda Persone è possibile:

Creare Elenchi di contatti (ex liste di distribuzione) per inviare email a gruppi di persone simultaneamente.
Unire i duplicati: il sistema rileva contatti simili e suggerisce di accorparli per pulire la rubrica.
Aggiungere ai Preferiti i colleghi o amici contattati più spesso, per trovarli in cima ai suggerimenti quando si compone un nuovo messaggio.

Possiamo anche sincronizzare la rubrica tra Gmail e Outlook ed importare i contatti.

In alternativa possiamo usare le vCard, come spiegato nella guida su come importare i file vCard (vcf) nei contatti Windows e in Microsoft Outlook.

Dove sono finiti i file di dati PST? Il nuovo Outlook per Windows non supporta i file .PST nel modo tradizionale (file locali di archivio) come la versione classica. La gestione è interamente basata sul cloud e sulla cache locale del browser edge-based.

Aggiungere Account e Gestione IMAP/POP

Il punto di forza del nuovo client è la facilità con cui aggrega provider diversi. Non serve limitarsi a indirizzi Hotmail o Live. Per aggiungere una nuova casella, basta recarsi in Impostazioni (l'ingranaggio in alto a destra) > Account > Indirizzi di posta elettronica e cliccare su Aggiungi account.

Il sistema supporta nativamente:

Google (Gmail): Integrazione completa che include calendario e contatti.
Yahoo e iCloud: Supporto diretto senza configurazioni manuali complesse.
IMAP: Il protocollo standard per quasi tutti gli altri provider (Tiscali, Aruba, email aziendali).

Una nota tecnica importante riguarda il vecchio protocollo POP. Abbiamo già visto in un altro articolo le differenze tra IMAP e POP . Nel nuovo Outlook per Windows, il supporto al POP è fortemente scoraggiato e spesso nascosto, in quanto scarica la posta localmente eliminandola dal server, un concetto obsoleto nell'era multi-dispositivo. Se il vostro provider suggerisce POP, cercate sempre i parametri IMAP per garantire che la posta sia sincronizzata tra PC e smartphone.

Va segnalato un aspetto controverso sulla privacy: quando si aggiunge un account Gmail o IMAP al Nuovo Outlook, Microsoft sincronizza le credenziali e i dati sui propri cloud server per abilitare funzioni come la ricerca e l'ordinamento intelligente. Chi cerca la massima riservatezza e non vuole che i dati passino dai server di Redmond dovrebbe valutare client alternativi come Thunderbird.

In un altro articolo ho spiegato passo passo anche come configurare Microsoft Outlook con GMail per ricevere e inviare mail dal PC.

Gestire più account di posta insieme

Quando si configurano più indirizzi, Outlook li elenca separatamente nella colonna di sinistra. A differenza delle versioni mobili che offrono una "Casella in arrivo unificata" ben visibile, la versione desktop tende a tenere i compartimenti stagni. Tuttavia, è possibile aggiungere le cartelle Posta in arrivo di ogni account alla sezione Preferiti in alto a sinistra. In questo modo, si avrà un accesso rapido a tutte le entrate senza dover chiudere e aprire continuamente i menu a tendina dei vari account.