A quante cose serve Microsoft Onedrive e come funziona

10 modi di usare Onedrive con ogni programma e applicazione, sia Microsoft che web, da PC, cellulare e online

Microsoft OneDrive può diventare facilmente il cloud di riferimento per tutti i nostri dispositivi, visto che è integrato in Windows, si installa facilmente su Mac, Android e iPhone/iPad e, con un semplice abbonamento, si può incrementare lo spazio (1 TB per ogni utente associato all'account Microsoft 365).


In questa guida vi mostreremo le migliori funzioni di Microsoft OneDrive e come sfruttare al meglio quando lavoriamo da PC, da Mac o da qualsiasi altro dispositivo compatibile.

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1) Sincronizzazione file e cartelle

La principale funzione di OneDrive è il sistema di sincronizzazione automatica ottenibile su Windows 10 e Windows 11: dopo aver effettuato l'accesso con un account Microsoft non dobbiamo far altro che aprire il menu Start e cercare OneDrive per accedere allo spazio cloud; in alternativa possiamo sempre aprire l'app Esplora file e accedere alla cartella del cloud integrata nel sistema.

Tutti i file e le cartelle spostate o salvate in questo spazio verranno sincronizzate con il cloud e saranno accessibili da altri PC, oltre a poter essere visionati su telefoni e tablet dotati dell'app OneDrive (liberamente scaricabile su Android e su iOS/iPadOS).

I file sincronizzati possono essere mantenuti anche per l'accesso offline, come visto nella nostra guida su come identificare il tipo di file su OneDrive.

Su Windows 11 OneDrive è fondamentale per il backup dei file personali, come visto nella guida su come fare il Backup in Windows 11.

2) Salvataggio automatico foto e video

Come ogni buona app cloud su mobile l'app OneDrive può salvare automaticamente le foto e i video che scattiamo sul telefono o sul tablet, così da non perderle e ritrovarcele subito sul PC senza doverle spostare manualmente.

In questo caso lo spazio gratuito offerto da OneDrive (5 GB) potrebbe non essere sufficiente per contenere tutte le foto; se scattiamo molte foto vi consigliamo di passare subito a Microsoft 365 e beneficiare dello spazio aggiuntivo fornito con l'abbonamento.

Per approfondire possiamo leggere la nostra guida su come funziona l'abbonamento a Microsoft 365.

3) Spazio sicuro e cifrato

Su OneDrive possiamo sfruttare anche il Vault personale, uno spazio cifrato e inaccessibile senza password o senza le giuste credenziali. Questo spazio è ottimo per conservare documenti e file che nessuno deve leggere o che non devono essere recuperati da nessuno spione.

Il Vault personale si chiude dopo un certo periodo d'attività: non dobbiamo nemmeno ricordarci di chiuderlo noi, visto che è tutto automatizzato per ottenere la massima sicurezza e la privacy dell'utente.

Tra le cartelle dentro Onedrive, si troverà un collegamento chiamato Vault Personale che se cliccato permette di configurare la funzione di protezione. Utilizzando la versione gratuita di OneDrive, il Vault personale permette agli utenti di archiviare solo fino a tre file al suo interno (ma se mettiamo i file dentro uno ZIP, allora possiamo facilmente rimuovere questo limite)

4) Auto salvataggio documenti Office

I documenti di Office creati con Office online sono salvarti direttamente su OneDrive e, se disponiamo dell'abbonamento a Microsoft 365, il salvataggio automatico dei documenti è effettuato direttamente sul cloud, così da non perdere nemmeno una modifica (anche in caso di blackout improvviso).

Per approfondire possiamo leggere come attivare l'salvataggio automatico file in Word, Excel e PowerPoint.

5) Altre funzioni di OneDrive

Oltre alle funzioni viste in alto possiamo utilizzare altre utili funzioni di Microsoft OneDrive, leggendo attentamente i paragrafi che seguono.

Condividere file e cartelle
La condivisione di un file da Microsoft OneDrive è molto facile e basta cliccare col tasto destro su un file per ottenere il link da condividere sulle chat, sul web o su qualsiasi altro sito. Premendo invece sull'opzione Incorpora, è possibile inglobare quel file. Viene quindi generato un codice HTML solo da incollare nella pagina. Questo funziona anche per cartelle di file.

OneDrive offline
L'applicazione OneDrive in Windows permette di scegliere se i file salvati online possono essere disponibili sul PC anche se non c'è connessione internet. Per trovare questa opzione, cliccare sull'icona di Microsoft OneDrive in basso a destra nella barra delle applicazioni, andare nelle impostazioni e trovare quella per rendere tutti i file disponibili anche quando il PC non è connesso a Internet.

Versioni precedenti dei file
Se si usa OneDrive integrato a un programma Office, ogni documento modificato viene salvato come una nuova versione, senza eliminare però la precedente. Quindi, se si sovrascrive un file, si può aprire il sito web di OneDrive, trovare quel file e accedere alla cronologia delle versioni per eliminare modifiche e, se necessario, ripristinare la versione precedente.

OneDrive con Xbox
Xbox 360 o la Xbox One sono console perfette per guardare foto personali o video in TV. Se quindi si caricano video e film in OneDrive questi potranno essere visti in TV tramite la XBox, in modo facile e senza fare trasferimenti.

Sincronizzare qualsiasi cartella con i link simbolici
Possiamo fare in modo che una cartella venga caricata online in OneDrive, lasciandola fisicamente sul PC, anche se non viene spostata dentro la cartella OneDrive. Il trucco, che sembra elaborato, è in realtà molto semplice ed è spiegato nella nostra guida su come sincronizzare qualsiasi cartella con i link simbolici.

Visualizzazione di foto in album
Microsoft OneDrive funziona con le cartelle che sono utili per tenere ordinati i file. Gli album servono invece per organizzare le foto in modo da poterle sfogliare. Non è necessario spostare le foto in un album, basta solo creare l'album e poi selezionare le foto o le cartelle da includere.

OneDrive con Outlook
Chi usa il servizio di posta elettronica Outlook.com può salvare gli allegati ricevuti in OneDrive cliccandoci sopra col tasto destro. Immagini, video, documenti, audio e qualunque file può essere salvato in Microsoft OneDrive.

Sicurezza ransomware
Windows Defender è in grado di creare una copia dei documenti nelle cartelle protette dai ransomware, così da evitare che possano essere cifrate durante un attacco di questo tipo. Anche con i PC bloccati e i file cifrati basterà accedere a OneDrive e recuperare i file intatti dal cloud, senza nessuna cifratura.

Su questo argomento possiamo leggere la guida su come attivare la protezione Ransomware in Windows 10 e 11.

Conclusioni

OneDrive è decisamente un servizio cloud molto interessante per chi lavora al PC e dispone di un abbonamento a Microsoft 365, visto che in questo caso lo spazio è decisamente più grande e le funzioni offerte tutte molto utili e interessanti.

Se usiamo altri cloud sui nostri dispositivi e non vogliamo OneDrive sul PC vi suggeriamo di leggere le nostre guide su come rimuovere la cartella OneDrive da Esplora File in Windows 10 e 11 e su come disattivare OneDrive in Windows 11 e 10.