Trucchi Excel per diventare esperti in calcoli e presentazione dati

Operazioni Excel che bisogna imparare per lavorare più veloci, fare calcoli e presentare i dati nella maniera migliore

Excel è uno strumento di lavoro indispensabile per ogni ufficio perché in grado di elaborare ogni tipologia di dato e di presentarli in forma aggregata in modo da poterli studiare o presentare al pubblico senza difficoltà.
Chi ha già usato Excel e conosce il programma sa già che non è così semplice destreggiarsi tra le tante formule e scorciatoie per la gestione dei dati e che è molto facile fare errori, specie per chi inizia a lavorare con esso.
Per venire incontro alle necessità di tutti i neofiti, in questo articolo vi mostremo i migliori trucchi Excel semplici da apprendere, che possono essere utilizzati da chi lavora con questo programma per risparmiare tempo, per fare bella figura e impressionare il capo ufficio o chiunque nelle presentazioni di dati con grafici e calcoli.

Come abilitare il salvataggio automatico

Visto il lavoro delicato che si svolge sulle celle di Excel (con formule e dati importanti), conviene scoprire subito come abilitare il salvataggio automatico: non potete immaginare la frustrazione e il senso di impotenza quando perdiamo un lavoro su Excel svolto dopo ore e ore di analisi dei dati e formule!
Purtroppo Microsoft offre il salvataggio automatico solo per la versione ad abbonamento di Office: dovremo quindi sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365, scaricare la versione fornita con l'abbonamento e, una volta aperta l'app di Excel, attivare l'interruttore Salvataggio automatico in alto a destra.
Da questo momento in poi tutti i fogli di calcolo Excel saranno sincronizzati in tempo reale sul cloud di Microsoft, così da poter ripristinare velocemente le versioni precedenti del file e recuperare tutto il lavoro svolto anche in caso di blackout, ransomware o crash di sistema.

Cancellare velocemente le celle bianche in Excel

Se abbiamo una tabella con molte celle vuote da eliminare, possiamo agire velocemente su tutte le celle premendo il tasto F5 sulla tastiera, cliccando su Speciali nella finestra che comparirà, selezionando la voce Celle vuote e infine premendo su OK.
Tutte le celle della tabella verranno evidenziate; per cancellarle al volo basterà portarsi nel menu Home, premere sotto il tasto Elimina e, nel menu a tendina, selezionare la voce Elimina celle.

Copiare un foglio elettronico in altri file Excel

Se abbiamo molti fogli elettronici presenti però su file Excel separati, possiamo copiare i fogli da un file all'altro con facilità. Assicuriamoci prima di tutto di avere i file Excel aperti sullo stesso PC, portiamoci sul foglio elettronico da trasferire, portiamoci nel menu Home, premiamo sotto il tasto Formato e selezioniamo la voce Sposta o copia foglio. Nella finestra che vedremo comparire potremo spostare il foglio su un altro file Excel aperto, così da poter raggruppare velocemente più fogli in un unico file.

Creare un menu a tendina in Excel

Se durante l'inserimento o l'analisi dei dati dobbiamo utilizzare più volte le stesse etichette, nomi, riferimenti o date, possiamo velocizzare il nostro lavoro creando un menu a tendina personalizzato.
Per questa funzionalità creiamo la lista di voci nel foglio Excel, premiamo in alto sul menu Dati, poi su Convalida dati e nuovamente su Convalida dati.
Nella nuova finestra scegliamo la voce Elenco nella sezione Consenti e inseriamo le celle o le colonne con i dati da usare nella sezione Origine.
Confermando su OK avremo un menu a tendina con alcune opzioni prefissate, che possiamo anche copiare in altre parti del foglio di calcolo.

Riempimento automatico delle celle

Se, ad esempio, si devono scrivere dati che si ripetono, si può usare il comando di Anteprima in Excel 2013 e versioni successive per completare automaticamente il contenuto di una cella.
Se, ad esempio, si ha una colonna di indirizzi email composti da nome.cognome, si può creare una nuova colonna Nome, scrivere il primo e poi usare la funzione di Anteprima suggerimenti per riempire tutte le altre celle.
Per fare prima, basta premere la scorciatoia CTRL-E.

Tabelle Pivot

Uno degli strumenti di Excel più importanti e più potenti è quello delle tabelle Pivot, per riassumere in modo semplice grosse quantità di dati senza scrivere nessuna formula.
Per usarla, basta andare nel menù Inserisci, inserire la tabella Pivot e selezionare i dati da analizzare.
Sul sito Office si trova la guida completa alle tabelle Pivot.
Questa è certamente una di quelle operazioni essenziali per diventare bravi con i fogli di calcolo ed Excel.

Ricerca obiettivo

Se si sa già qual'è il risultato di un calcolo e si devono generare i dati per ottenerlo, si deve utilizzare la funzione della Ricerca obiettivo di Excel. Lo strumento può essere ricavato in Dati -> Strumenti dati (Excel 2013) o Previsione > Analisi di simulazione > Ricerca obiettivo ((Excel 2016 e successivi).
Nel box Cella, selezionare la cella con la formula da determinare, nel box del Valore scrivere il risultato che si deve ottenere, nel box Cambiando la cella scrivere il numero della cella che deve variare.
Un esempio su come utilizzare questo trucco è sulla guida Office.

Formattazione condizionale

Se si sta controllando una tabella insieme al capo o a un'altra persona, diventa comodo evidenziare con colore diverso i risultati o i valori importanti.
Selezionare quindi una serie di celle e scegliere, dal menu Home, la formattazione condizionale scegliendo una delle opzioni grafiche fornite; si può quindi chiedere a Excel di evidenziare i valori superiori a 10 o inferiori a 100 o quello che si vuole.
Anche per questo strumento, si può leggere l'esempio della guida Office per capire bene come usarlo.

Indice e confronta

In un altro articolo avevo descritto, tra le funzioni Excel più utili per filtrare i dati e vedere grafici, come usare la funzione cerca.vert che permette di cercare dati solo nella prima colonna della tabella.
Se invece si vogliono filtrare dati su tutta la tabella è necessario usare le formule INDICE e CONFRONTA che permettono di trovare la riga e la colonna dove si trova un certo valore.
Un esempio di utilizzo è ancora nella guida Office.

Previsione

Lo strumento di Previsione permette di generare dati futuri partendo da quelli passati; si possono quindi calcolare i margini d'errore e la stagionalità. In Excel 2019 la funzione di Previsione è presente nel menu Dati ed è automatica; nelle versioni precedenti di Excel bisogna usare la formula di PREVISIONE ed è piuttosto laboriosa. In quest'ultimo caso vi rimandiamo alla guida Office ufficiale per una sua creazione.

Queste sono solo una minima parte delle funzionalità che possiamo sfruttare su Excel: non basterebbe un sito web per descriverle tutte! Imparando ad utilizzare i trucchetti visti in alto diventeremo estremamente più bravi a gestire situazioni complesse sui fogli di calcolo, ottenendo quindi maggiore considerazione dal punto di vista lavorativo.

In un'altra guida vi abbiamo parlato dei Migliori modelli Excel da scaricare gratis per operazioni finanziarie e commerciali e tanto altro.
Se non abbiamo ancora Excel sul nostro PC possiamo rimediare e scaricare Excel gratis.