Condividere una stampante tra PC

Guida alle impostazioni per condividere una stampante in rete in modo da usarla anche da altri PC

Negli uffici spesso è necessario condividere una stampante in rete in modo che possa essere utilizzata da tutti i dispositivi presenti sulla stessa. Questa condivisione può essere fatta direttamente dal un PC Windows, collegando la stampante al modem compatibile con i modem di rete oppure affidandoci a un servizio di stampa via Internet.

In questa guida vi mostreremo tutti i passaggi da seguire per configurare una stampante di rete condivisa, così da poter scegliere di volta in volta la migliore per l'ufficio. L'unico prerequisito è che la stampante disponga di una porta Ethernet o di un modulo Wi-Fi, così da poter essere aggiunta velocemente ai dispositivi indicati qui in basso.

LEGGI ANCHE -> Tipologie di stampanti multifunzione

1) Condividere stampante di rete tramite modem/router

Il metodo più semplice per configurare una stampante di rete condivisa prevede di collegarla direttamente dal modem o al router tramite cavo Ethernet. Una volta connessa basterà accenderla ed attendere qualche secondo per la configurazione di rete (effettuata automaticamente dal modem o dal router).

Dopo questa operazione apriamo il PC, portiamoci nel menu Start, apriamo l'app Impostazioni, premiamo su Bluetooth e dispositivi o su Dispositivi e premiamo su Aggiungi dispositivo.

Partirà la ricerca della nuova stampante, che potremo integrare nel sistema premendo sul tasto Aggiungi; la ricerca del driver sarà automatica su Windows 11 e su Windows 10, non dovremo occuparci di nulla durante questa fase.

Se la nostra stampante è dotata di un modulo Wi-Fi i passaggi da seguire su Windows sono identici, cambia solamente il metodo di connessione: dovremo accedere alle impostazioni wireless della stampante, avviare la ricerca di reti, selezionare la rete Wi-Fi giusta e inserire la password d'accesso.
Alcune stampanti hanno anche un pulsante per la connessione veloce Wifi WPS, che permette di connettere velocemente la stampante al modem o al router senza dover digitare manualmente la password (cosa molto utile sulle stampanti senza monitor o con monitor ad informazioni ridotte).

2) Condividere stampante di rete tramite PC

La stampante può essere condivisa in rete anche se essa è connessa direttamente ad un computer, che funzionerà in questo caso da server di stampa; questo metodo è consigliato per le stampanti USB e per le stampanti che desideriamo vengano sfruttate solo quando il PC amministratore è acceso.

Per prima cosa aggiungiamo la stampante a Windows come visto nella guida dedicata o utilizzando il disco d'installazione per aggiungere il driver (in particolare sulle stampanti USB o con qualche anno sulle spalle).

Fatto ciò rechiamoci in Pannello di Controllo -> Hardware e suoni -> Dispositivi e stampanti (disponibile su tutti i Windows supportati), facciamo clic destro sul nome della stampante, selezioniamo la voce Proprietà stampante, portiamoci nel tab Condivisione e apponiamo il segno di spunta accanto alla voce Condividi la stampante.
Nel capo Nome condivisione scegliamo un nome semplice da ricordare, apponiamo il segno di spunta su Esegui rendering dei processi di stampa nei computer client e infine premiamo in basso su Applica e OK.

Ora la stampante è condivisa sulla stessa rete in cui è connesso il nostro computer Windows; per approfondire l'argomento vi rimandiamo alla lettura della nostra guida alla condivisione di file e stampanti in rete tra computer Windows.

3) Condividere stampante di rete tramite servizio web

Se vogliamo stampare fuori casa o vogliamo gestire i processi di stampa anche da remoto possiamo installare, sul computer che funge da server di stampa, il programma PaperCut Mobility Print, l'unica alternativa vera a Google Cloud Print (ormai defunto).

Dopo aver installato il server sul nostro PC avviamo PaperCut Mobility Print, creiamo un nuovo account e aggiungiamo una nuova stampante tra quelle già connesse al PC o tra quelle accessibili nella rete locale. Ora che la stampante è associata al servizio possiamo stampare da remoto semplicemente installando l'app di PaperCut Mobility Print su altri PC, utilizzando i link Client Setup presenti nella sezione Manage di PaperCut Mobility Print.

4) Come stampare su una stampante condivisa

Una volta che la stampante è accessibile in rete o da remoto non dobbiamo far altro che aggiungere la stampante condivisa a tutti i computer e i dispositivi che necessitano dei sui servizi.

Nel caso di stampante condivisa in rete direttamente o tramite condivisione di Windows apriamo il Pannello di controllo, portiamoci in Dispositivi e stampanti e premiamo il tasto in alto su Aggiungi stampante.

Windows esegue una scansione rapida della rete per i dispositivi rilevabili non ancora installati sul PC e li visualizza nella finestra Aggiungi un dispositivo. Se vediamo la stampante basterà cliccarci sopra per installarla.

Se non vediamo la stampante clicchiamo in basso su La stampante desiderata non è elencata, apponiamo il segno di spunta sulla voce Seleziona una stampante condivisa in base al nome, inseriamo il nome della stampante condivisa quindi premiamo su Avanti per aggiungerla.

In alternativa possiamo spuntare la voce Aggiungi una stampante utilizzando un nome host o un indirizzo TCP/IP e inserire l'indirizzo IP della stampante.

Nel caso di stampante condivisa tramite servizio cloud la procedura di aggiunta è molto semplice, visto che si opera direttamente dall'interfaccia web del servizio per gestire tutti i nuovi client (o i nuovi account, visto che più account possono accedere alla stampante condivisa dall'amministratore).

Per conoscere da vicino il funzionamento di PaperCut Mobility Print vi rimandiamo alla lettura della guida alla pagina ufficiale.

Una stampante di rete condivisa è davvero indispensabile in ogni ufficio, consentendo a tutti di stampare con essa senza dover collegarci fisicamente ad essa. Queste procedure possono essere utilizzate anche in ambito domestico, specie se abbiamo più PC in rete e la stampante è connessa direttamente al modem di casa.

Nel caso di problemi con le stampanti, vi rimandiamo alla guida per collegare la stampante Wifi e risolvere problemi di connessione wireless.