Archiviare Email in Gmail per azzerare Posta in arrivo senza cancellare niente

SI può usare la funzione per archiviare messaggi in Gmail (o altri servizi) per azzerare il numero di non letti in Posta in arrivo senza cancellare nulla

Gestire una casella email in modo ordinato significa due cose fondamentali: azzerare e tenere sempre vuota la sezione dei messaggi non letti e organizzare la posta in arrivo tramite filtri ed etichette.
Mentre per organizzare la posta abbiamo già visto diverse guide, tra cui quella per ordinare la posta in arrivo con filtri e alias in Gmail, vediamo qui il modo migliore per azzerare la posta in arrivo in modo rapido, senza dover per forza leggere ogni messaggio ricevuto in Gmail e senza cancellare nulla.
Il trucco per tenere sempre a zero la posta in arrivo con Gmail (ma vale anche per altre caselle di posta) è quello di utilizzare la misteriosa e poco usata funzione che "Archivia" la posta, ossia per tenerla nascosta, senza però eliminarla e mantenendo i messaggi non letti evidenziati.

Quando si utilizza il tasto Archivia sui messaggi email selezionati, questi vengono rimossi dalla casella di Posta in arrivo.
I messaggi archiviati, però, non vengono cancellati da Gmail, ma soltanto dalla cartella di messaggi ricevuti.
La notifica di un messaggio sparisce anche se quell'email non è stata letta.

In ogni programma o applicazione di gestione della posta elettronica, come Gmail, le Email sono divise principalmente in 5 sezioni:
- Posta in arrivo deve comprendere tutte le email ricevute che sono significative e interessanti.
- Posta inviata, con le e-mail inviate ad altri.
- Spam, con le e-mail considerate automaticamente indesiderate.
- Cestino, le email eliminate
- Archiviate, tutti i messaggi rimossi da Posta in arrivo, ma non eliminati.
In Archivio vanno quindi spostati i messaggi di posta elettronica che non è necessario leggere o aprire subito, ma che è meglio comunque conservare e non cancellare.

Le differenze tra le email archiviate e quelle messe nel cestino sono molto importanti:
Le email archiviate non vengono eliminate automaticamente dopo un certo periodo di tempo come avviene con quelle spostate nel cestino, ma rimarranno in Gmail finché non vengono cancellate manualmente.
I messaggi archiviati, inoltre, sono inclusi nelle ricerche generiche fatte tramite il motore di ricerca di Gmail, cosa che invece non avviene per le email in Spam o quelle cancellate.
Le Email archiviate contano nel limite dello spazio di archiviazione di Gmail, mentre, al contrario, le email cancellate non contano.
Le Email archiviate, come detto sopra, non vengono contrassegnate automaticamente come lette e infatti, se si archivia un'e-mail senza aprirla o leggerla, quella rimane evidenziata come non letta anche se non saranno incluse nel conteggio della Posta da leggere.

Dove finiscono i messaggi archiviati in Gmail?
In Gmail non esiste una scheda per vedere tutti i messaggi archiviati.
Per ritrovare queste email bisogna premere, sulla sezione "tutti i messaggi" per visualizzare tutte insieme sia le email di posta in arrivo che quelle in Archivio.
Se si utilizza Microsoft Outlook, c'è invece una scheda Archivio per sfogliare solo quelle.
Le email archiviate con etichetta saranno poi visibili nelle varie cartelle con etichetta, sia quelle che Gmail crea automaticamente sia quelle personalizzate.

Adesso che sappiamo come usare la funzione per archiviare messaggi, vediamo come sfruttarla per azzerare il numero di messaggi non letti in posta in arrivo.
Prima di tutto, per archiviare tutti i messaggi non letti, compresi quelli vecchi, in una volta sola, senza cancellarli, si può creare un filtro.
Premere quindi sulla freccetta verso il basso che si trova sulla casella di ricerca di Gmail, premere sul pulsante accanto a Cerca e mettere "messaggi da leggere".
In basso, premere il link crea filtro con questa ricerca, confermare l'azione, poi, nella finestra del filtro, selezionare solo la casella "Ignora Posta in arrivo (Archivia)".
Prima di premere su Crea Filtro, selezionare l'opzione "Applica il filtro anche a x conversazioni precedenti".
Tutti i messaggi non letti fino ad oggi saranno quindi archiviati ed il numero che mostra le email da leggere viene azzerato.
Per finire, aprire le Impostazioni di Gmail premendo il tasto ingranaggio in alto a destra, andare alla sezione Filtri e cancellare il filtro appena creato (per evitare che i prossimi messaggi in arrivo siano archiviati automaticamente).

Tramite la creazione di filtri dei messaggi di posta è possibile fare in modo che le email provenienti da ben determinati indirizzi siano automaticamente archiviate, lasciandoli anche come non letti.

Si possono anche archiviare tutti i messaggi, sia letti che non letti, ricevuti prima di una certa data.
Per farlo, cercare in:inbox before:2016/12/31 (in questo esempio voglio archiviare tutti i messaggi ricevuti prima del 31 Dicembre 2016), poi premere su Crea filtro per questa ricerca e selezionare l'azione Ignora Posta in arrivo (Archivia), con l'opzione per applicare il filtro a tutte le conversazioni.

In futuro, ogni volta che si riceve un messaggio che non è necessario leggere (come una notifica di Facebook, di Amazon o di altre app), senza cancellarlo, lo si può archiviare direttamente.

Per archiviare un'email in Gmail, basta solo selezionarlo dalla lista e poi premere il tasto Archivia in alto per farlo sparire dalla casella di posta in arrivo.
L'azione per archiviare i messaggi si può accelerare su PC, selezionando l'Email e premendo il tasto E sulla tastiera.
In Gmail per Android si può andare in Menu > Impostazioni > Impostazioni Generali > Azione predefinita Gmail e scegliere Archivio (invece di Cancella.
In questo modo, basterà strisciare un messaggio a sinistra o a destra per archiviarlo senza eliminarlo.
Anche su Gmail per iPhone e iPad si può usare il pulsante Archivia dopo aver selezionato i messaggi di posta in arrivo.

Nel caso si archiviasse un messaggio per sbaglio, lo si può riportare in Posta in arrivo facilmente, cercandolo dall'elenco di Tutti i messaggi, selezionandolo e poi usando il tasto per spostarlo in Posta in arrivo.