Salvataggio automatico file in Word, Excel e PowerPoint

Temiamo di perdere i nostri documenti mentre lavoriamo con la suite Office? Vediamo come attivare il salvataggio automatico in Word, Excel e Powerpoint

Uno di terrori più frequenti quando realizziamo documento con la suite Office è la perdita di tutto il lavoro fatto fino a quel momento a causa di un blackout improvviso di corrente oppure per un errore di Windows, con tanto di riavvio forzato. Questi scenari sono sempre meno frequenti, ma possiamo tutelare il lavoro svolto programmando Word, Excel e PowerPoint affinché salvi automaticamente il documento mentre lo stiamo ancora realizzando: agendo in questo modo, nel peggiore dei casi, perderemo solo gli ultimi istanti prima del problema o del blackout.
In questa guida vi mostreremo quindi come attivare il salvataggio automatico file su Word, Excel e PowerPoint, così da proteggere sempre il lavoro svolto in ufficio o a casa; se questo non dovesse essere sufficiente (siamo a rischio di corruzione del file), vi mostreremo anche come utilizzare la cronologia file per poter ripristinare una vecchia revisione del file, così da poter sempre ricominciare da buon punto ed evitare di dover ricominciare tutto daccapo.

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1) Salvataggio automatico su Office 365

Se possediamo una copia in abbonamento di Office 365, il salvataggio automatico è disponibile caricando il file direttamente su OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online (per le aziende): in questo modo i vari programmi Office utilizzati si occuperanno di sincronizzare ogni modifica fatta sul file (con intervalli di pochi secondi), così da non doverci mai preoccupare in caso di problemi. Per prima cosa quindi abilitiamo il client di OneDrive sul nostro PC con Windows 10, cercando la sua icona in basso a destra oppure cercando nel menu Start la voce OneDrive.
Se abbiamo versioni precedenti di Windows oppure utilizziamo un Mac, scarichiamo OneDrive.
Una volta abilitata la cartella sincronizzata di OneDrive, portiamoci nel programma Office da utilizzare, iniziamo la stesura del documento (Nuovo) quindi facciamo clic in alto su File -> Salva e selezioniamo come percorso OneDrive -> Cartella personale. Il file verrà subito salvato sul cloud e, nella parte superiore della finestra, vedremo comparire il pulsante Salvataggio automatico.
In un altro articolo la guida per sincronizzare cartelle in Onedrive.


Con il pulsante attivo, non dovremo più preoccuparci di salvare ad intervalli temporali, visto che tutto è sincronizzato con il cloud (ovviamente deve esserci connessione a Internet). Se vogliamo ripristinare una vecchia versione del file, è sufficiente cliccare in alto a destra sul pulsante Salvato in OneDrive e utilizzare il menu Visualizza tutte le versioni.


In questo modo possiamo salvare automaticamente e ripristinare all'occorrenza anche in caso di problemi con il PC (possiamo sempre continuare il lavoro su un altro PC configurato con il nostro account Office 365).

Se non abbiamo ancora Office 365, possiamo sottoscrivere un abbonamento al servizio da qui -> Acquista Office 365.
Per il pacchetto di base è disponibile anche una prova di 1 mese, così da poter valutare tutti vantaggi nell'avere un abbonamento di Office invece di acquistare l'intera suite per la produzione offline.

2) Salvataggio automatico sulle versioni offline di Office

Se non abbiamo Office 365 ma una versione a vendita libera (con la classica licenza d'uso valida a tempo indeterminato) il salvataggio automatico sul cloud non è disponibile, ma possiamo sempre adottare il salvataggio automatico per i file offline.
In questo caso utilizzeremo il sistema di revisioni integrato all'interno di Office, così da poter salvare ad intervalli di tempo più brevi le modifiche che non salviamo manualmente (vi ricordiamo che basta premere CTRL+B sulla tastiera per salvare subito i progressi fatti).
Per abilitare il salvataggio automatico sulle versioni retail di Office, apriamo un qualsiasi documento con i programmi di Office, facciamo clic in alto su File e portiamoci nel percorso Opzioni -> Salvataggio.


Da questa finestra assicuriamoci che sia indicata l'estensione dei file office più recenti (per esempio docx, xlsx etc), apponiamo il segno di spunta alla voce Salva informazioni di salvataggio automatico ogni, impostiamo come intervallo 1 minuto (il minimo che possiamo impostare) e abilitiamo anche la voce Mantieni l'ultima versione ripristinata automaticamente se si chiude senza salvare.
Le informazioni di salvataggio automatico verranno salvate nel percorso indicato nel campo Percorso file salvataggio automatico, che può essere anche una cartella di un qualsiasi cloud (se abbiamo sincronizzato OneDrive oppure Google Drive, possiamo far puntare le modifiche lì e avere così un backup continuo).

Per ripristinare i file dopo un blackout o un errore di sistema, è sufficiente aprire nuovamente Office e utilizzare lo strumento di ripristino dei file, che attingerà dal backup che abbiamo configurato poco fa. Purtroppo questo sistema salva solamente le modifiche effettuate ogni minuto: se siamo molto veloci nello scrivere, un minuto mancante può far saltare un bel po' di documento al momento del ripristino.

3) Come utilizzare Cronologia file di Windows

Se desideriamo un sistema di backup aggiuntivo, così da poter recuperare anche i file eventualmente danneggiati dagli errori, dai riavvi improvvisi o dai malware, possiamo affidarci al sistema di salvataggio chiamato Cronologia file, presente su Windows 10 (ma anche sulle versioni precedenti del sistema operativo).
Per attivare Cronologia file su Windows, apriamo il menu Start in basso a sinistra, cerchiamo Impostazioni backup e apriamo la prima voce che comparirà in alto; dal nuovo menu impostiamo un'unità di backup (una chiavetta USB, un disco fisso esterno o una qualsiasi risorsa di rete) facendo clic su Aggiungi un'unità.
Dopo aver aggiunto il percorso di backup, facciamo clic su Altre opzioni, selezioniamo Ogni 10 minuti nel menu Esegui backup dei file e infine aggiungiamo la cartella di backup (in cui abbiamo salvato i file di Office) facendo clic sul pulsante Aggiungi una cartella.


Il sistema effettuerà il backup automaticamente ogni 10 minuti, così da avere sempre una copia dei nostri documenti Office in un disco separato. Per approfondire il discorso sui sistemi di backup, vi invitiamo a leggere la guida presente qui in basso.

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