16 Funzioni migliori di Zoom e trucchi per video riunioni perfette

Le funzioni migliori di Zoom ed i trucchi per usare il miglior programma per fare video riunioni su Windows e Mac

Tra le applicazioni più utilizzate al mondo per le videoconferenze c'è Zoom, salita alla ribalta durante la quarantena forzata per il Coronavirus. La sua soluzione online per videoconferenza e webinar è davvero tra le migliori in assoluto e sono poche le alternative che possono competere.
Dopo aver scritto una guida a Zoom, vale la pena andare a scoprire tutte le funzioni di questo programma per gestire le video riuonioni, i trucchi e le opzioni per migliorare le sue capacità, personalizzare al massimo l'esperienza della videoconferenza con Zoom ed anche per renderla meno noiosa e più divertente.
Per la maggior parte dei trucchi è necessario scaricare il programma Zoom su Windows o Mac


1) Aggiungere uno sfondo virtuale
La funzione più interessante di Zoom è sicuramente quella che permette di cambiare lo sfondo durante una videochiamata, ossia di fare in modo che dietro di noi appaia qualche altra cosa invece della nostra stanza. Con la funzione del Virtual Background è possibile aggiungere uno sfondo personalizzato, una foto o un video, durante una video riunione di Zoom. Per abilitare lo sfondo personalizzato, premere sul tasto delle Impostazioni in alto a destra e passare alla scheda “Virtual Background” per poter scegliere uno sfondo come il mare o lo spazio oppure si può premere il tasto + per aggiungere un'immagine o un video preso dal computer. Questa funzione è anche attivabile su iOS.

2) Disattiva e riattiva il microfono rapidamente
Se si partecipa ad una riunione con tanti partecipanti, sarebbe meglio che solo chi parla tenga attivo il microfono, mentre gli altri possono disattivarlo e poi attivarlo rapidamente solo quando vogliamo intervenire, tenendo premuta la barra spaziatrice sulla tastiera del computer. La barra abilita il microfono quando è tenuta premuta e lo disattiva quando viene rilasciata. In questo modo, anche un incontro con tante persone resterà comunque fluido e senza confusione.
Per utilizzare questa funzione bisogna controllare che sia attiva l'opzione "Press Space.." in Impostazioni -> Audio e che sia attiva l'opzione "Mute Microphone...".

3) Disabilitare il video in una riunione
Se usiamo molto Zoom, quando riceviamo una notifica di riunione, è possibile unirsi tenendo comunque la webcam disattivata, almeno fino a che non siamo in ordine e presentabili. Per utilizzare questa funzione si può attivare l'opzione che disattiva il video quando si partecipa ad una riunione (Turn Off video whjen join...) che si trova in Impostazioni -> Video .

4) Scorciatoie da tastiera utili
Per diventare un esperto di Zoom e padroneggiare lo strumento in modo perfetto, conviene imparare le scorciatoie da tastiera. Oltre a quella per attivare e disattivare il microfono con la barra spaziatrice vista al punto 2, altre scorciatoie importanti per Windows e Mac:
- Attiva / disattiva video : Alt + V (Su Mac Comando + Maiusc + V)
- Attiva / disattiva la condivisione dello schermo : Alt + S (Su Mac Comando + Maiusc + S)
- Fai uno screenshot: Alt + Maiusc + T (Su Mac Comando + T)
- Attiva / disattiva la registrazione video: Alt + R (Su Mac Comando + Maiusc + R)
- vedi altoparlante attivo : Ctrl + 2 (Su Mac Comando + 2)
- Silenziare tutti: Alt + M (Cmd+Ctrl+M su Mac)
Oltre a questo, in Impostazioni di Zoom si può attivare l'opzione global sotto la sezione dei Keyboard Shortcuts (dove è possibile vedere tutte le scorciatoie tastiera) in modo da poter far funzionare le scorciatoie di Zoom anche se la finestra del programma Zoom non è in primo piano.

5) Vedere tutti i partecipanti
Durante una video riunione con Zoom, si potrà visualizzare sullo schermo la persona che parla. Si può invece premere in alto a destra sul pulsante accanto a quello del tempo di riunione per vedere tutti i partecipanti alla videoconferenza in una griglia sulla stessa pagina contemporaneamente.

6) Copiare automaticamente l'URL per l'invito alla riunione
Se si devono invitare molti partecipanti alla riunione di Zoom, è possibile abilitare una funzione che copia automaticamente l'URL di invito negli Appunti appena si avvia la riunione, per risparmiare tempo nel condividerlo. In Impostazioni, nella scheda Generale, abilitare l'opzione che copia automaticamente l'URL di invito una volta che la riunione inizia (automatically copy invitation URL...).

7) Condivisione schermo
La condivisione dello schermo è una delle migliori funzionalità di Zoom. Mentre molte organizzazioni lo utilizzano per l'assistenza remota è anche possibile utilizzarla per vedere film e video insieme agli amici. Per usarlo, avviare una riunione e poi premere il tasto "Condividi schermo" in basso. Successivamente, è possibile abilitare la condivisione per l'intero schermo o solo per la finestra attiva. Si può anche anche condividere l'audio del computer per un'esperienza migliore. Durante la condivisione dello schermo è anche possibile usare strumenti di annotazione per evidenziare aree specifiche sullo schermo.

8) Integrare app di terze parti
Zoom può espandere le sue funzioni installando app da integrare. Per esempio, si può partecipare a una riunione di Microsoft Teams da Zoom oppure importare la pianificazione delle riunioni da Google Calendario o da Outlook oppure anche inciare una conversazione video da Slack. Si possono trovare tutte le app di Zoom nel suo Marketplace. Si può integrare Zoom a Google Calendario, Outlook ed Exchange nelle impostazioni del profilo (https://zoom.us/profile)

9) Abilitare la registrazione locale
Un'altra funzione di Zoom importante e gratuita è quella della registrazione, per salvare i video di tutte le riunioni fatte dal PC. Durante una videoconferenza basta premere il tasto Record. La registrazione viene salvata nella cartella Documenti.

10) Aggiungere effetti e filtri a Zoom
Il programma Snap Camera permette di utilizzare filtri ed effetti di Snapchat per migliorare il proprio aspetto ripreso dalla webcam o dalla fotocamera. Anche se non so quanto sia utile, l' integrazione di Snap Camera con Zoom è piuttosto divertente, specialmente se si utilizza Zoom in una chiamata di gruppo con amici. Per usarlo, bisogna scaricare l'applicazione Snap Camera per Windows o macOS, installarla e poi scegliere uno dei tanti effetti. Tenendo aperta la Snap Camera, riavviare Zoom e poi nelle Impostazioni > Video, cambiare l'opzione Camera impostando la Snap Cam al posto della webcam predefinita. L'immagine ripresa daslla nostra webcam, adesso, avrà i filtri di Snapchat durante ogni video riunione e si potrà cambiare ogni effetto da Snap Cam in tempo reale.

10 BIS) Con il programma Loomie Live è possibile apparire come un avatar personalizzato nelle videochat.

11) Migliorare il proprio aspetto
Oltre all'integrazione con Snap Camera, Zoom offre anche un'opzione nativa per essere più belli in videoconferenza. Questa opzione (Touch Up My Appearance) si trova nelle Impostazioni > Video. L'effetto è quello di ammorbidire il tono della pelle e levigare eventuali imperfezioni del viso. Questa opzione è anche utilizzabile dall'app per iPhone di Zoom.

12) Trascrizione audio
Con Zoom è possibile trascrivere automaticamente l'audio di una riunione o di un webinar ed è ideale se si deve poi redarre un verbale o prendere appunti. Questa funzione fantastica è, però, disponibile solo per gli utenti a pagamento che usano la registrazione delle video riunioni su cloud. Chi ha un abbonamento premium, può attivare nelle impostazioni di registrazione Cloud (Cloud Recording) l'opzione per le trascrizioni audio.

13) Pianificare riunioni
Un trucco per pianificare riunioni Zoom è possibile usare la pagina web dell'account (Zoom Meeting) senza aprire l'applicazione è quella di installare su Chrome l'estensione Zoom Scheduler (gratuita ).

14) Waiting Room
Per evitare i casi di Zoom Bombing, in cui sconosciuti e hacker si presentano in una riunione senza accesso autorizzato, è possibile abilitare la funzione Sala d'attesa per poter ammettere i partecipanti uno alla volta. Per abilitare la sala d'attesa (Waiting Room), aprire il sito delle impostazioni dell'account Zoom (solo utenti paganti).

15) Breakout Room
Solo per utenti paganti, c'è la possibilità di dividere grandi rinuioni in piccoli gruppi, Zoom consente di creare 50 sale breakout fino a 200 partecipanti, 30 sale breakout fino a 400 partecipanti e 20 sale breakout fino a 500 partecipanti. Anche questa opzione si abilita nella pagina web delle impostazioni account di Zoom.

16) Togliere il limite di 40 minuti per gli account gratuiti
Se si vogliono fare videoriunioni che non si interrompano da sole dopo 40 minuti, è necessario pagare l'abbonamento per un mese, da 14 Dollari (vedi qui). Purtroppo non c'è nessun trucco per rimuovere questo limite senza pagare, ma è possibile che zoom possa permettere chiamte lunghe durante il periodo di emergenza per il virus COVID-19.

17) Il trucco per lasciare una videoconferenza con una scusa perfetta
Zoom Escaper è un sito web che funziona con Zoom Google Meet e qualsiasi altro programma di videochat su PC Windows o Mac.
Questo strumento sostituisce l'audio dell'uscita del nostro microfono con un dispositivo audio virtuale che trasmette rumori all'interno della videoriunione. Per farlo funzionare, bisogna solo installare il programma VB Cable che aggiunge un'opzione microfono virtuale al tuo sistema.
Una volta installato, quindi, si può andare nelle impostazioni di Zoom oppure sul sito di Google Meet (tasto con tre pallini per trovare le opzioni) o di qualsiasi altro programma di videoconferenze e modificare, nella sezione Audio, il microfono predefinito sostituendo quello vero con quello chiamato CABLE Input (VB-Audio Virtual Cable) ".
Su Zoom, bisogna anche cambiare l'opzione "Elimina rumore di sfondo" mettendola su Bassa e deselezionare tutte le opzioni in "Musica e audio professionale" (se presenti). Tutto questo si deve però fare solo nel momento in cui si vuol usare Zoom Escaper, quindi, dopo aver visto le opzioni, rimetterle come stanno e lasciare il microfono predefinito.

Una volta terminato, siamo pronti ad aggiungere false interruzioni alle riunioni in videochiamata: quando vogliamo interrompere con una buona scusa e lasciare la videoconferenza, è sufficiente premere sulle impostazioni di Zoom o di Meet e cambiare il microfono con quello di VB-Audio Cable, poi aprire il sito ZoomEscaper sul browser web, selezionare nella riga Output l'opzione CABLE Input (VB-Audio Virtual Cable) e poi scegliere il tipo di interruzione che si vuol fingere.

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