Creare un Drive condiviso o una cartella

Vogliamo condividere uno spazio cloud con alcuni amici, parenti o colleghi? Vediamo come fare con Google Drive

Lo spazio cloud disponibile su Google Drive viene visto principalmente come uno spazio strettamente personale, dove conservare i nostri documenti riservati o dove custodire i file e i documenti Word o PDF che non vogliamo che altri utenti leggano per errore dal nostro PC. Ma oltre ad essere un ottimo spazio personale e privato Google Drive può diventare anche uno spazio cloud condiviso, così da poter scambiare ogni tipo di file tra colleghi di lavoro (ancor più se già lavoriamo in smart working).
Vediamo in questa guida come creare un disco condiviso (a pagamento o gratuito), così da poter condividere i nostri file in maniera semplice e veloce e consentire, se necessario, anche agli altri utenti di salvare file all'interno del nostro spazio).

Google Drive condiviso

Per creare un Drive condiviso dobbiamo per forza possedere un account Google Workspace, l'unico modo per poter accedere e creare Drive condivisi; se non abbiamo ancora un account Google Workspace possiamo sottoscrivere un abbonamento da 5 Euro al mese oppure contattare il datore di lavoro per poter accedere al Drive condiviso aziendale. Ottenuto l'accesso all'account facciamo clic in alto a sinistra su Nuovo, seleziona Drive condivisi, assegna un nome a piacere quindi premi su Crea per confermare.


Lo spazio condiviso è stato creato; per poter aggiungere nuovi menbri al Drive condiviso selezioniamo il nome del Drive nella colonna di sinistra, premiamo in alto su Aggiungi membri quindi aggiungiamo dei nomi (se già presenti nella nostra rubrica contatti Google) o degli indirizzi email delle persone che vogliamo aggiungere quindi premiamo su Invia.

Ora che le persone sono state aggiunte, è arrivato il momento di riempire il Drive condiviso con i nostri file aziendali già pronti o crearne di nuovi direttamente dentro Google Workspace (che offre anche una suite d'ufficio online molto simile a Office). Per aggiungere o creare nuovi file selezioniamo il Drive condiviso nella colonna di sinistra, facciamo clic su Nuovo quindi scegliamo tra Cartella, Caricamento di file, Caricamento di una cartella o premiamo su una delle voci della suite Google Docs.


Tutti i documenti presenti all'interno del Drive condiviso possono essere visti, modificati, scaricati o solo visualizzati in base ai permessi che vogliamo assegnare ad ogni utente che partecipa al Drive condiviso.

Gestire i permessi e accessi del Drive condiviso

Se vogliamo scegliere i permessi da assegnare ad ogni utente che ha accesso al nostro Drive condiviso premiamo nuovamente sul nome dello spazio in comune (nella colonna di sinistra), premiamo in alto sul numero di membri partecipanti e, per ognuno di essi, clicchiamo accanto al nome per scegliere quali permessi assegnare ad ognuno di essi.


Il Responsabile siamo noi o chiunque ha creato il Drive condiviso e ha i permessi più elevati (anche aggiungere e togliere membri, oltre che gestire tutti i file); i permessi più elevati che possiamo assegnare agli altri utenti sono Gestore dei contenuti (può fare tutto con i file tranne cancellare il cestino dei file, invitare nuovi membri e modificare i permessi) o Collaboratore (può visualizzare e modificare i file, ma con permessi limitati).
Se invece vogliamo assegnare dei permessi molto limitati per utenti occasionali o che fanno parte da poco dello staff, possiamo assegnare i permessi Commentatore o Visualizzatore; se invece vogliamo rimuovere un membro basterà usare la voce Rimuovi membro, ma solo se siamo Responsabili del Drive condiviso.

Se veniamo invitati in un Drive condiviso non dobbiamo far altro che accettare l'invito arrivato via email, così veder comparire lo spazio comune nella colonna di sinistra all'interno del nostro Google Drive (con permessi assegnati dal responsabile); in questo caso non è obbligatorio che noi (e gli altri utenti) dispongano di Google Workspace (cosa invece richiesta al Responsabile, così da ottenere tutti gli strumenti e lo spazio necessario per lavorare).

Come creare una cartella condivisa gratis

Se non abbiamo un account Google Workspace e vogliamo solo condividere qualche semplice file con amici o parenti, possiamo accontentarci anche della versione gratuita di Google Drive creando una cartella condivisa. Per procedere apriamo la pagina Web del nostro Google Drive, premiamo in alto a sinistra su Il mio Drive, premiamo su Nuovo e selezioniamo Cartella. Nella nuova finestra scegliamo il nome della cartella, premiamo su Crea e, non appena essa appare nel nostro spazio cloud, facciamo clic destro su di essa e selezioniamo la voce Condividi.


Nella finestra che comparirà aggiungiamo i nomi o gli indirizzi email degli utenti con cui condividere la cartella, scegliamo i permessi da assegnare quindi premiamo su Fine.
In alternativa a Google Drive, è possibile usare altri servizi Cloud gratis per salvare file online come Onedrive, Dropbox o altri meno conosciuti come pCloud.

A livello aziendale o scolastico il Drive condiviso è uno dei metodi più efficaci e sicuri per scambiare file quando lavoriamo in smart working o vogliamo fornire accesso a documenti, esami o diapositive agli studenti, senza dover faticare troppo (basta trascinare i file nel Drive condiviso o spostarli dal Drive personale dentro lo spazio cloud). Se non abbiamo Google Workspace possiamo comunque creare cartelle condivise per i nostri amici e parenti, senza dover pagare nulla (occhio allo spazio residuo!).