Come creare un server di stampa da ufficio

Abbiamo una sola stampante e più computer da connettere ad essa? Vediamo come creare un server di stampa.

Nonostante i file digitali (PDF, Doc etc.) siano diventati una componente importante del lavoro in un ufficio, in molte occasioni è necessario ancora stampare moduli, schemi e grafici su fogli di carta, utilizzando la stampante multifunzione professionale presente nell'ufficio o nel corridoio che fa da tramite con tutti gli uffici presenti.

Visto che non è possibile collegare fisicamente tutti i computer dell'ufficio (o di casa) alla stampante, può essere una buona idea attrezzare un server di stampa che offra una buona interfaccia con cui condividere la connessione, aggiornare i driver e rendere accessibile la coda di stampa a tutti i computer in rete.

In questa guida vi mostreremo quindi come creare un server di stampa in ufficio o anche a casa, mostrandovi cosa deve essere collegato alla stampante, come configurare il sistema operativo, come condividere la stampante dal server agli altri PC presenti in rete e infine come condividere la stampante per l'accesso remoto.

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Per realizzare un server di stampa non dovremo nemmeno spendere chissà quale cifra, visto che possiamo utilizzare un qualsiasi computer con Windows 10 o Windows 11, a cui dovremo solo collegare la stampante e procedere con la configurazione delle funzionalità necessarie per la stampa di rete, il controllo e la stampa da remoto.

Collegare la stampante al server

Per prima cosa dovremo collegare la nostra stampante direttamente al PC scelto per operare da server. Per la connessione possiamo sia utilizzare un cavo USB per stampanti sia utilizzare un cavo Ethernet, avendo però l'accortezza di collegare il server alla rete dell'ufficio tramite Wi-Fi.

La configurazione più semplice e immediata vede il server di stampa connesso tramite cavo USB per stampanti, così da poter lasciare la porta Ethernet per la connessione al router o al modem; in alternativa possiamo collegare la stampante via cavo Ethernet alla porta LAN del server e collegare quest'ultimo alla rete tramite un modulo Wi-Fi USB.

Se non vogliamo utilizzare la connessione senza fili per un processo importante come la stampa, vi consigliamo di installare sul server di stampa una Scheda controller di rete PCIe Ethernet Gigabit a 2 porte, così da utilizzare un cavo Ethernet per la stampante e un cavo Ethernet per l'accesso alla rete LAN e a Internet. Assicuriamoci sempre che la stampante sia connessa via cavo, così da evitare gran parte dei problemi derivati dalle connessioni senza fili.

Condividere la stampante in rete

Dopo aver realizzato il collegamento con il server di stampa, colleghiamo subito un monitor, una tastiera e un mouse per le configurazioni; al termine rimuoveremo queste periferiche e utilizzeremo solo il controllo remoto per l'accesso alle funzionalità.

Come primo step dovremo installare i driver della stampante in uso, così da sfruttare subito tutte le sue potenzialità. Per installare i driver possiamo far riferimento ai driver presenti nel CD incluso con la stampante, usare i driver scaricati da Windows stesso oppure scaricare quello appropriato dal sto del produttore, come descritto nella nostra guida Aggiungere una stampante su Windows.

Dopo aver aggiunto la stampante al server dobbiamo aggiungerla come stampante di rete: per procedere apriamo il menu Start in basso a sinistra, cerchiamo la voce Gestione stampa, portiamoci nella sezione Server di stampa, premiamo con il tasto destro sul nome del server in uso, clicchiamo su Aggiunti stampante, seguiamo la procedura guidata per scovare la stampante configurata poco fa e, nella finestra delle funzionalità, assicuriamoci di lasciare il segno di spunta su Condividi stampante.

In alternativa possiamo condividere la stampante aprendo il menu Start, aprendo il menu Impostazioni, portandoci nel percorso Dispositivi -> Stampanti e scanner, cliccando sulla stampante configurata, premendo u Gestisci e infine su Proprietà stampante -> Condivisione.

Nella schermata che si aprirà apponiamo il segno di spunta su Condividi la stampante, scegliamo un nome da dare alla condivisione, rimuoviamo il segno di spunta sulla voce Esegui rendering dei processi di stampa nei computer client (se presente) e premiamo in basso su OK. D'ora in avanti il server di stampa sarà visibile in rete dagli altri PC e dispositivi e potrà stampare anche senza dover installare per forza i driver su tutti gli altri device connessi (ne parleremo nel successivo capitolo).

Nota bene: l'accesso alla stampante può essere consentito solo da chi conosce le credenziali dell'account sul server di stampa. Per facilitare le cose possiamo anche creare un semplice account locale con password o impostare la condivisione avanzata, come visto nella guida Come Condividere file e cartelle in rete di computer su PC Windows.

Aggiungere la stampante del server sui singoli PC

Dopo aver creato il server di stampa possiamo aggiungerlo a tutti i computer presenti sulla stessa rete LAN (sia dispositivi connessi via cavo Ethernet sia dispositivi Wi-Fi); per procedere in tal senso accendiamo il computer, premiamo in basso a sinistra sul menu Start, apriamo l'app Impostazioni, portiamoci nel menu Dispositivi, apriamo il menu Stampanti e scanner e premiamo infine su Aggiungi una stampante o uno scanner.

Partirà la ricerca della stampante condivisa dal server, che potremo aggiungere al computer semplicemente premendo su Aggiungi dispositivo. Una volta aggiunta la stampante potremo stampare subito con essa in qualsiasi programma aprendo l'opzione Stampa o premendo CTRL+P sulla tastiera. Il server gestirà i processi di stampa di ogni computer connesso, offrendo una coda di stampa condivisa: gli ordini di stampa verranno gestiti quindi in ordine cronologico dal più vecchio al più recente.

Controllare il server da remoto

Ora che il server di stampa è pronto, necessitiamo di accedervi anche senza dover collegare ogni volta un monitor, una tastiera e un mouse. Per lo scopo possiamo configurare Desktop remoto, una funzione integrata in Windows 10 o Windows 11 Pro e adatta per controllare il server di stampa senza nessuna periferica collegata; se vogliamo seguire questa via apriamo il menu Start, cerchiamo l'app Impostazioni, apriamo il menu Sistema, portiamoci nel menu Desktop remoto e attiviamo la voce Abilita Desktop remoto.

Dopo aver attivato questa voce prendiamo nota del nome del computer o dell'indirizzo IP statico del server, portiamoci su un altro computer della rete e apriamo l'app Connessione desktop remoto, inserendo il nome o l'IP recuperato poco fa e inserire le credenziali dell'account del server di stampa. Se tutto è andato per il verso giusto avremo subito accesso al desktop del server di stampa, rendendo di fatto inutile un monitor o altre periferiche su di esso (possiamo solo lasciare il PC connesso vicino alla stampante.

Se invece vogliamo controllare il server di stampa quando siamo fuori dall'ufficio e magare stampare anche da remoto, vi suggeriamo di utilizzare TeamViewer, di cui abbiamo parlato nella guida Come usare Teamviewer: controllo PC via internet, assistenza remota e videoconferenze.

Per rendere subito disponibile il server di stampa dopo un riavvio o ad ogni avvio manuale dovremo configurare l'accesso automatico dell'account usato su di esso; per questa operazione vi invitiamo a leggere la guida su come Togliere la richiesta di password all'avvio di Windows.

Conclusioni

Un server di stampa vi faciliterà davvero tanto il lavoro in ufficio, visto che ogni computer nuovo connesso alla rete potrà subito usare la stampante condivisa senza dover nemmeno scaricare i driver, cosa invece necessaria se colleghiamo la stampante direttamente al modem o al router dell'ufficio.

La presenza di un server di stampa con Windows 10 vi permetterà anche di gestire i processi di stampa da computer con versioni di Windows diverse (Windows 7, 8.1 e 10) senza generare contrasti tra le varie versioni dei driver di stampa: verranno usati come driver solo quelli presenti sul server, e solo essi agiranno al momento della stampa, velocizzando (e di molto) l'intero processo.

Sul sito abbiamo parlato anche di altri tipi di server che possiamo configurare, così da realizzare un ambiente di lavoro o un ambiente domestico completo e moderno. Possiamo infatti realizzare anche un server dati con condivisione dei dati remota e un potente server Linux multiruolo, in grado di adattarsi a tutte le necessità professionali e personali.