Come stampare via Email automaticamente

Vogliamo stampare subito i documenti, anche quando siamo fuori casa? Vediamo come fare inviando un'email.

Quante volte ci sarà capitato di dover stampare dei documenti molto importanti per lavoro o per studio ma di non avere mai la stampante pronta all'uso. Nella maggior parte dei casi è necessario sempre tornare a casa, accendere la stampante e procedere con la stampa vera e propria, magari perdendo anche del tempo nel configurare la stampa dal telefono o nell'accendere il PC fisso.

Pochi utenti lo sanno ma molte stampanti moderne integrano un web server tra le funzionalità di rete, così da poter stampare da remoto semplicemente inviando i documenti digitali come allegati all'email della stampante opportunamente configurata per lo scopo.

Nella seguente guida vi mostreremo come stampare automaticamente via email utilizzando il web server integrato all'interno delle stampanti HP; il funzionamento è simile per le stampanti di altri produttori, basterà solo trovare le voci giuste abilitare la stampa da remoto tramite messaggi di posta elettronica.

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Abilitare la stampa online via email

Per poter stampare da remoto utilizzando gli indirizzi email dovremo prima di tutto lasciare accesa la stampante e collegarla alla rete Internet di casa o dell'ufficio: se la stampante è spenta o la rete Internet non funziona non potremo stampare nulla. Dopo aver acceso la stampante apriamo un qualsiasi browser web sul PC, digitiamo l'indirizzo IP per il pannello di controllo della stampante e identifichiamo il web service o il web server, ossia le funzionalità per la stampa da remoto.

Attiviamo tutte le voci a cui siamo interessanti e, quando richiesto, effettuiamo l'accesso con l'account per il produttore della stampante che possediamo (nel nostro caso HP), creandone uno nuovo se necessario. Dopo l'accesso o la registrazione dell'account verremo reindirizzati alle impostazioni avanzate del web server: nella finestra che si aprirà prendiamo nota dell'indirizzo email fornito dal produttore o creiamo il nostro personale indirizzo email, così da poterlo ricordare con maggiore facilità.

Dopo questa configurazione la stampante è pronta per stampare automaticamente via email. Per aumentare la sicurezza di questa funzione (che potrebbe essere una facile porta d'ingresso per malintenzionati e hacker) vi suggeriamo di abilitare la stampa via email solo per pochi indirizzi di posta elettronica, personalizzando l'opzione specifica per la sicurezza e la privacy della stampante.

In questo modo è possibile garantire l'accesso alla funzionalità solo alle email ricevute da specifici indirizzi di posta elettronica: di base lo stesso indirizzo email con cui abbiamo registrato l'account, ma possiamo aggiungerne di altri). Se qualcuno prova ad inviare un'email all'indirizzo di posta della stampante ma non è presente nell'elenco, la stampa non verrà effettuata.

Stampare da remoto inviando un'email

Dopo aver ottenuto l'indirizzo email della stampante provvediamo ad inserirlo nell'elenco dei contatti nell'account di posta elettronica, così da poterlo utilizzare come destinatario tutte le volte che dobbiamo stampare dei documenti da remoto. Per aggiungere questo indirizzo email su Gmail apriamo il sito di Gmail, effettuiamo l'accesso con l'account Google quindi premiamo di lato a destra sull'icona Contatti e premiamo su Crea contatto.

Dopo aver scelto un nome per il contatto inseriamo l'indirizzo email della stampante e premiamo su Salva. Per poter stampare da Gmail non dobbiamo far altro che scrivere un nuovo messaggio di posta, scegliere come destinatario il contatto della stampante appena creato e inserire in allegato i documenti che desideriamo stampare, così da avviare subito il processo di stampa (anche se siamo fuori casa).

Se invece desideriamo stampare da un account Outlook è sufficiente aprire il sito Outlook, effettuare l'accesso con un account Microsoft, Office, Xbox o Exchange, premere di lato a sinistra sull'icona Contatti e infine cliccare su Nuovo contatto. Nella nuova schermata inseriamo un nome per la stampante e inseriamo l'indirizzo della stampante, quindi premiamo su Crea per terminare le modifiche.

Per avviare la stampa non dobbiamo far altro che inviare un'email all'indirizzo della stampante, avendo cura di inserire i documenti da stampare come allegate al messaggio di posta elettronica.

Altri metodi per stampare da remoto

Se la nostra stampante non dispone di un web server per la stampa via email il metodo più semplice per stampare da remoto prevede l'utilizzo di un programma di controllo remoto come TeamViewer.

Con questo programma possiamo stampare velocemente controllando il PC fisso di casa o qualsiasi altro dispositivo connesso alla stessa rete della stampante (è però una funzione premium). Per procedere non dobbiamo far altro che installare il client di TeamViewer sul PC che ha accesso alla stampante, creare un account TeamViewer per l'accesso non presidiato e installare TeamViewer sul portatile o sul nostro telefono, così da poter controllare subito il computer presente sulla rete fisa.

Ottenuto l'accesso al desktop remoto del PC apriamo la funzione Attiva la stampa TeamViewer (presente sempre nel menu File E Extra) per rilevare la stampante presente sul PC e avviarne il server di stampa dedicato. D'ora in avanti sarà possibile stampare qualsiasi documento con TeamViewer, premendo direttamente sull'icona della stampante o trasferendo i file da stampare sul desktop del PC (così da stampare alla vecchia maniera).

Per approfondire vi invitiamo a leggere come usare Teamviewer. Se invece cerchiamo un'alternativa gratuita, abbiamo anche le alternative a TeamViewer.

Possiamo inoltre leggere come stampare online da altri PC, cellulare e da remoto

Conclusioni

La stampa da remoto via email è una chicca da sempre presente sulle stampanti professionali o sulle grandi stampanti LAN degli uffici, ma da qualche anno è possibile trovarla anche sulle stampanti più piccole o sulle stampanti destinate all'utilizzo casalingo e semi-professionale. Con questa funzione avremo a disposizione un indirizzo email a cui inviare i documenti da stampare (anche da remoto), così da averli belli pronti una volta tornati a casa o un ufficio.

Per potenziare ancora di più le capacità di stampa del nostro ufficio o della nostra casa vi inviamo a leggere le nostre guide come creare un server di stampa e condividere la stampante per stampare da qualsiasi posto.

Abbiamo dei problemi a stampare da remoto? La stampante non ne vuole sapere di funzionare? Possiamo provare a risolvere i problemi di stampa.