Trovare ed eliminare gli spazi inutili in Microsoft Word

Vediamo insieme come trovare ed eliminare gli spazi inutili su Microsoft Word, così da generare un documento serio e professionale senza errori

Quando scriviamo un documento su Word dobbiamo prestare la massima attenzione agli spazi che utilizziamo tra le varie parole: uno spazio di troppo potrebbe rovinare la forma del testo, oltre a generare pagine inutili alla fine del documento.

Per generare documenti davvero professionali possiamo affidarci ai sistemi di correzione inclusi in Microsoft Word, così da trovare velocemente i doppi spazi inutili anche su documenti molto lunghi (difficili da correggere senza un valido aiuto).

Nella guida che segue vi mostreremo come trovare ed eliminare gli spazi inutili in Microsoft Word utilizzando il metodo del trova e sostituisci o utilizzando il sistema di correzione automatico fornito direttamente da Word (dovremo solo regolarlo in base alle nostre esigenze).

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1) Trova e sostituisci di Word

Il primo metodo che possiamo utilizzare per trovare ed eliminare gli spazi inutili in Microsoft Word prevede di utilizzare la funzione Trova e sostituisci, un alleato indispensabile per trovare gli errori in testi molto lunghi e difficili da correggere.

Per procedere apriamo il documento da correggere con l'ultima versione dell'applicazione Word, portiamoci nel menu Home, premiamo sulla punta di freccia sotto al tasto Modifica e selezioniamo la voce Sostituisci.

Nella nuova finestra portiamoci nel campo di testo accanto alla voce Trova, premiamo due volte sulla barra spaziatrice (per generare i due spazi da trovare), portiamoci nel campo di testo accanto alla voce Sostituisci con e premiamo una sola volta la barra spaziatrice.

Ora che il sistema è configurato a dovere premiamo su Trova successivo per verificare la corretta identificazione degli spazi doppi ed utilizziamo il tasto Sostituisci per effettuare la sostituzione.

Per effettuare la correzione immediata di tutti gli spazi inutili presenti nel documento Word possiamo avvalerci anche del tasto Sostituisci tutto, così da velocizzare la correzione di tutti i doppi spazi indipendentemente dalla lunghezza del documento.

2) Correttore ortografico di Word

In alternativa possiamo programmare il correttore ortografico di Word affinché segnali subito i doppi spazi durante la scrittura, così da poterli correggere immediatamente o procedere alla loro correzione in un secondo momento (utilizzando il sistema di correzione ortografico di Word).

Per procedere premiamo in alto a sinistra sul menu File, clicchiamo in basso su Opzioni, portiamoci nel menu Strumenti di correzione ed assicuriamoci che siano attive le due voci Controlla ortografia durante la digitazione e Segna errori grammaticali durante la digitazione.

Dopo aver effettuato questo controllo premiamo sul tasto Impostazioni (accanto alla voce Stile scrittura), scorriamo l'elenco degli elementi da controllare e assicuriamoci che sia spuntata la voce Spacing o Spaziatura.

Premiamo su OK per chiudere tutte le finestre e iniziamo a scrivere il documento: se abbiamo fatto tutto correttamente ci verrà mostrato l'errore del doppio spazio con una doppia sottolineatura blu, ad indicare appunto la presenza di uno spazio di troppo tra due parole o tra due frasi.

Per rendere la regola del singolo spazio fissa possiamo sempre portarci nel menu Impostazioni visto poco fa, scorrere fino alla voce Punctuaction Conventions e premere sul menu a tendina don't check presente accanto alla voce Space between Sentences, selezionando one space come regola per la corretta spaziatura tra le frasi.

3) Ricerca degli spazi vuoti tra paragrafi

Gli spazi vuoti tra i paragrafi sono i più difficili da identificare, perché spesso si nascondono tra una pagina e l'altra, occupando spazio e generando spesso fogli con poche frasi frasi o addirittura fogli vuoti (che rendono il documento decisamente meno professionale).

Per identificare subito questi spazi inutili tra i paragrafi premiamo CTRL+SHIFT+8 sulla tastiera o, in alternativa, portiamoci nel menu Home e premiamo sull'icona a forma di P rovesciata (chiamata anche piede di mosca).

Dopo aver attivato il piede di mosca vedremo il documento riempirsi di P rovesciate: per trovare gli spazi inutili tra i paragrafi non dobbiamo far altro che scorrere il documento alla ricerca delle P rovesciate, correggendo dove necessario (se troviamo troppe P una sopra all'altra o affiancate).

Su questo argomento possiamo leggere la nostra guida su come eliminare puntini e simboli P su Word.

Generare dei documenti professionali non è facile, ma possiamo utilizzare tutti gli strumenti offerti da Word per poter correggere un lungo testo ed eliminare gli spazi inutili presenti tra frasi, parole e tra interi paragrafi. Senza spazi inutili il documento risulterà fin da subito più bello, scorrevole e dimostrerà a chiunque lo legge che l'abbiamo realizzato con la massima cura.

Sempre a tema Word possiamo leggere come usare Microsoft Word in modo professionale e veloce con 5 utili funzioni.