Programmi per importare dati da un PDF su Excel

Programmi da usare per importare dati e numeri di un PDF all'interno di un foglio Excel

Chi lavora spesso con i dati Excel sa quando sia importante recuperare il maggior numero di dati grezzi, così da poterli elaborare all'interno del foglio di calcolo generando una tabella o un grafico. Ma non sempre i dati grezzi vengono condivisi nel formato XLS o in altri formati compatibili con Excel: durante il lavoro è possibile ricevere anche dei dati grezzi in formato PDF, molto utilizzato nella condivisione dei documenti ma che presenta alcune difficoltà nella copia diretta dei dati (il rischio d'errore è molto alto).

Chi utilizza l'abbonamento a Microsoft 365 può utilizzare una funzione interna del programma per importare facilmente dati e numeri da un PDF, così da velocizzare al massimo il processo e non commettere errori dettati da un'errata copia. Chi non ha la versione in abbonamento del programma potrà utilizzare una delle alternative proposte per convertire i PDF in Excel gratis, così da non dover spendere nulla.

1) Microsoft 365

Chi ha l'abbonamento a Microsoft 365 può importare i dati da qualsiasi PDF aprendo il menu Start, cercando il programma Excel, aprendo un nuovo documento XLS (o un documento già esistente), cliccando in alto sul menu Dati, espandendo il menu Recupera dati e premendo su Da file -> Da PDF.

Si aprirà una finestra del gestionale dove selezionare il file PDF che contiene i dati grezzi da importare nel foglio di calcolo. Dopo aver selezionato il file confermiamo su Importa e, nella schermata successiva, selezioniamo quale tabella di dati grezzi utilizzare, esaminando tutti i fogli presenti nel PDF (che verranno "spacchettati" per poter facilitare il processo di caricamento).

Dopo aver identificato la pagina e la tabella giusta di dati premiamo in basso su Carica e ordiniamo i dati all'interno del foglio di calcolo, come se avessimo dei nuovi dati da elaborare. Se desideriamo avere maggior controllo sull'acquisizione dei dati grezzi è sufficiente espandere il tasto Carica dell'ultima schermata, premere su Carica come e scegliere come devono essere visualizzati i dati sul foglio (come tabella, come tabella Pivot o come link semplice ai dati).

In alternativa possiamo anche trasformare i dati grezzi all'interno di Excel, premendo sul tasto Trasforma dati: in questo modo i dati verranno mostrati all'interno di una schermata dedicata di Excel, così da poter modificare il loro posizionamento, creare la tabella desiderata o generare solamente un grafico dei dati acquisiti e solo successivamente aggiungerli al documento.

2) PDF24

Un programma gratuito che possiamo utilizzare per inserire i dati di un PDF in Excel è PDF24, facile da usare per lo scopo e molto efficace per convertire qualsiasi PDF pieno di dati in un file Excel pronto per essere modificato o aggiunto ad un altro Excel.

Per procedere apriamo il programma dopo averlo installato, premiamo su Converti PDF in altri file, carichiamo il file o i file PDF e scegliamo in basso il formato Excel (.xlsx). Al termine premiamo su Converti per avviare la conversione ed ottenere i file Excel convertiti.

Oltre al programma è possibile utilizzare anche il sito Internet di PDF24, così da poter convertire i PDF in Excel direttamente online.

3) Smallpdf

Se non abbiamo l'abbonamento a Microsoft 365 ma vogliamo comunque importare dei dati grezzi da un PDF possiamo utilizzare Smallpdf, uno dei punti di riferimento per questo tipo di conversioni.

Con questo sito possiamo convertire i documenti PDF in fogli di calcolo Excel semplicemente premendo sul tasto Scegli file, selezionando il file PDF da convertire e confermando l'operazione di conversione. Al termine del lavoro il sito avvierà il download automatico del file Excel convertito, così da poterlo aprire all'interno del foglio di calcolo principale o copiare i dati grezzi direttamente dentro Excel.

4) Online2PDF

Altro sito che possiamo utilizzare per importare i dati da PDF a Excel è Online2PDF, che offre un sistema di conversione molto preciso e professionale.

Dopo aver aperto il sito premiamo sul tasto Seleziona i file, utilizziamo il gestore file per evidenziare il documento PDF dove sono presenti i dati grezzi, confermiamo la scelta nella finestra, premiamo sulla scheda Excel, controlliamo il tipo d'acquisizione dati che vogliamo utilizzare quindi premiamo sul tasto Converti. Dopo la conversione il sito vi permetterà di scaricare il nuovo file Excel, da utilizzare come base per un nuovo documento o per importare i dati con un semplice copia e incolla.

5) Xodo

Altro sito per convertire velocemente i file PDF in Excel è Xodo, accessibile da qualsiasi browser web (vanno bene per lo scopo Google Chrome, Microsoft Edge o Apple Safari).

Dopo aver aperto il sito è sufficiente premere su Seleziona file, caricare il documento PDF da convertire, scegliere se fare un foglio separato o se unire le tabelle e premere infine su Convertire.

Al termine verrà scaricato automaticamente il file PDF convertito in Excel, con la possibilità di condividere il file direttamente via posta elettronica o tramite app di messaggistica.

Conclusioni

Anche se non è una procedura utilizzata tutti i giorni conviene imparare come importare i dati grezzi presenti in un PDF ed integrarli in un documento Excel, così da poter velocizzare l'acquisizione di un'enorme quantità di dati semplicemente aprendo il PDF e formattando i dati nel formato desiderato. Se non abbiamo l'abbonamento a Microsoft 365 possiamo sempre utilizzare i siti di conversione online o il comodo tool PDF24, che contiene davvero tanti strumenti utili per lavorare con i PDF.

Altri metodi per acquisire dati grezzi possono essere visionati nelle nostre guide ai programmi OCR per convertire fogli di carta e PDF in testi modificabili e su come estrarre immagini da file Word, Excel o Powerpoint.